Expertos tributarios de la Administracion Tributaria discutieron los aspectos más importantes a considerar en la deducción de costos y gastos para los contribuyentes inscritos en el régimen sobre las utilidades del Impuesto Sobre la Renta (ISR). Este tema es de gran relevancia, especialmente cuando se acerca la fecha límite para presentar la declaración definitiva anual del ISR.
Diferencia entre Costos y Gastos
Es importante entender la diferencia entre costos y gastos:
– Costos: Son los desembolsos directamente relacionados con el proceso de producción de bienes o servicios, como la compra de materia prima.
– Gastos: Son los desembolsos necesarios para continuar con la producción, pero no están directamente vinculados al proceso, como sueldos, gastos administrativos y de ventas.
Reglas Generales para la Deducción de Gastos
Para que los costos y gastos sean deducibles, deben cumplir con ciertas reglas generales:
– Ser útiles, necesarios, pertinentes o indispensables para generar renta gravada o conservar la fuente generadora de renta.
– Tener documentación de respaldo, como facturas, contratos, escrituras, etc.
– Realizar las retenciones correspondientes.
– Respetar los porcentajes máximos establecidos en algunos rubros.
– Estar registrados en la contabilidad y pertenecer al periodo correspondiente.
Documentación de Respaldo de los Gastos Deducibles
La documentación de respaldo juega un papel crucial en la procedencia de las deducciones. Algunos de los documentos aceptados son:
– Facturas del régimen FEL y de pequeños contribuyentes
– Testimonios de escrituras públicas o contratos privados protocolizados
– Recibos de caja o notas de débito de entidades vigiladas por la Superintendencia de Bancos
– Planillas del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS)
– Facturas especiales
Retenciones
Es obligatorio practicar las retenciones correspondientes para que los costos y gastos sean deducibles. Los agentes de retención están definidos en el Código Tributario y en la Ley de Actualización Tributaria, siendo la mayoría quienes llevan contabilidad completa.
Sueldos y Salarios
Los sueldos, salarios, aguinaldos, bonificaciones, comisiones, horas extras y otras remuneraciones pagadas a los empleados son deducibles en un 100%. Sin embargo, para los sueldos pagados a socios, consejeros y sus familiares, la deducción tiene un tope del 10% sobre la renta bruta.
Es indispensable que los empleados figuren en la planilla del IGSS y que se practiquen las retenciones correspondientes para que los sueldos sean deducibles.
Bancarización y Registro Contable
A partir de 30,000 quetzales, los pagos deben realizarse por medios distintos al efectivo para ser deducibles, dejando un rastro bancario a través de cheques, transferencias, tarjetas de débito o crédito, etc. Esto se conoce como bancarización.
Además, los costos y gastos deben estar debidamente registrados en la contabilidad, respetando el periodo al que corresponden y el sistema contable elegido (lo devengado o lo percibido).
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Porcentajes Máximos y Limitaciones
Algunos rubros tienen porcentajes máximos deducibles establecidos por la ley, como:
– Viáticos: hasta el 3% de la renta bruta
– Aguinaldo y bono 14: hasta el 100% del salario ordinario
– Sueldos a socios o parientes: hasta el 10% de la renta bruta
– Honorarios y servicios profesionales: hasta el 5% de la renta bruta
– Donaciones: hasta el 5% de la renta bruta, sin exceder 500,000 quetzales
– Reserva para indemnizaciones: hasta el 8.33% de las remuneraciones anuales
– Cuentas incobrables: hasta el 3% de los saldos deudores de clientes
Costos y Gastos No Deducibles
Algunos costos y gastos no son deducibles, como:
– Gastos personales que no sean útiles, necesarios o pertinentes para generar renta gravada
– Gastos sin documentación de respaldo o sin la retención correspondiente
– Gastos de periodos anteriores
– Excedentes de los porcentajes máximos establecidos por la ley
Es importante destacar que, aunque no sean deducibles, estos costos y gastos deben estar debidamente documentados y registrados en la contabilidad para evitar infracciones.
Gastos Generales
Los gastos generales deben cumplir con las mismas reglas que los demás costos y gastos para ser deducibles. No se pueden utilizar para incorporar gastos no deducibles, de rentas exentas, de otros periodos o no vinculados a la actividad económica del contribuyente.
Intereses y Criterios de Deducción
Los intereses pagados por préstamos y créditos son deducibles siempre que estén relacionados a la generación de rentas gravadas. Sin embargo, existe un límite máximo deducible que se calcula de la siguiente manera:
1. Se determina el activo neto promedio: (Activo neto del año anterior + Activo neto del año actual) / 2
2. Se multiplica el activo neto promedio por 3
3. El resultado se multiplica por la tasa de interés máxima establecida por la Junta Monetaria para efectos tributarios
Preguntas y Respuestas Sobre Deducibilidad de Gastos
1. Pregunta: ¿Los salarios son deducibles hasta el 100% aunque no se pague el IGSS o cuándo un sueldo no puede ser deducible en su totalidad?
Respuesta: Los sueldos y salarios son deducibles en un 100% para los empleados. Sin embargo, para los socios, accionistas y familiares, la deducción tiene un tope del 10% sobre la renta bruta.
2. Pregunta: En mi contabilidad, ¿puedo depreciar un vehículo que ya tenía a mi nombre antes de inscribirme y que es indispensable para generar renta?
Respuesta: Depende de la fecha de adquisición y si el vehículo ya está completamente depreciado. Si aún tiene vida útil, se puede aprovechar la depreciación por los años restantes. Si ya pasaron los cuatro años, se puede revaluar el vehículo y comenzar a depreciar a partir de esa revaluación, siempre que se haya pagado la ganancia de capital correspondiente.
3. Pregunta: ¿Son deducibles los intereses y seguros que se pagan por el préstamo de un banco para la compra de un vehículo para la empresa si el único documento de respaldo es la boleta de depósito?
Respuesta: Los intereses son deducibles siempre que los préstamos estén relacionados a la actividad económica de la empresa. En cuanto a los seguros, son deducibles con la factura correspondiente al pago de la prima del vehículo.
4. Pregunta: ¿Qué sucede si no existe el respaldo de bancarización en los pagos a proveedores?
Respuesta: Si no se tiene el respaldo de haber utilizado un medio distinto al efectivo para pagos a partir de 30,000 quetzales, no se podrá comprobar la bancarización y será un costo o gasto no deducible.
5. Pregunta: Si no se hace la retención, pero la empresa a la que debíamos retener sí paga, ¿procede ser deducible o definitivamente se pierde?
Respuesta: Si no se realiza la retención cuando corresponde, el gasto no es deducible, ya que no se está cumpliendo con uno de los requisitos establecidos por la ley.
6. Pregunta: ¿El pago del IGSS también es deducible?
Respuesta: Las cuotas patronales pagadas al IGSS, IRTRA e INTECAP sí son deducibles, siempre que se tenga el respaldo de los pagos correspondientes.
7. Pregunta: Cuando las facturas salen con dirección de la casa de habitación del propietario y no con la dirección comercial, y la empresa que emite se niega a cambiar la dirección, ¿qué se hace en este caso?
Respuesta: Lo importante es que exista un contrato que haga referencia a que las facturas con la dirección del domicilio particular corresponden a la dirección donde se está realizando la renta. Debe haber elementos que comprueben que el servicio se ha prestado en la dirección del local comercial.
8. Pregunta: Recibo facturas que no son útiles, necesarias, pertinentes o indispensables, y no aprovecho el crédito fiscal. ¿Debo tomarlas en cuenta en el total de facturas que se anota en el formulario del IVA mensual?
Respuesta: Si las facturas no tienen relación con la actividad económica desarrollada, no deben considerarse ni para el IVA ni para gastos deducibles. Sin embargo, si el dinero salió de la cuenta de la empresa, debe estar respaldado para evitar que se interprete como retiro de gastos del dueño.
9. Pregunta: ¿Para qué casos se pueden utilizar las facturas especiales?
Respuesta: Las facturas especiales se pueden utilizar cuando, por alguna razón, el proveedor no entrega factura, o para documentar viáticos cuando no se obtuvo factura. Deben usarse de forma responsable y no en operaciones de carácter habitual.
10. Pregunta: En cuanto a lo devengado, ¿se debe tener un documento de soporte para registrar la operación y tener la certeza del monto?
Respuesta: Sí, siempre debe haber documentación de respaldo, independientemente del sistema contable utilizado. En el caso de lo devengado, el documento que da origen a la obligación tributaria normalmente es la factura.
11. Pregunta: ¿Los boletos de depósito pueden ser válidos como respaldo para los medios de pago?
Respuesta: Sí, las boletas de depósito en las cuentas de los proveedores respaldan que se utilizó un medio distinto al efectivo, dejando un rastro a través del depósito. Es necesario guardar los estados de cuenta donde se reflejen estos depósitos.
12. Pregunta: Si ahora existe la forma de pago por transferencia, ¿es aceptable ese comprobante para la bancarización? ¿Y qué pasa si los pagos se hacen en fracciones y no coinciden con una sola factura, sino con varias?
Respuesta: Las transferencias sí cuentan como bancarización, ya que dejan un rastro de la cuenta de origen y destino. Si se fracciona el pago con el objetivo de eludir la bancarización, se interpretará como una sola transacción si es al mismo proveedor y en el mismo mes, y se considerará que no hubo bancarización.
13. Pregunta: ¿Cómo podría hacer deducibles los pagos por publicidad en Facebook?
Respuesta: Si se paga a una empresa radicada en Guatemala que pueda emitir factura, ese sería el respaldo. Si se paga directamente a Facebook, al estar radicada fuera del país, se podría deducir con el invoice a nombre del contribuyente, pero se debe cumplir con la retención a no residentes.
14. Pregunta: ¿Los gastos generales son deducibles?
Respuesta: Los gastos generales deben cumplir con las mismas reglas que los demás costos y gastos para ser deducibles. No se pueden utilizar para incorporar gastos no deducibles, de rentas exentas, de otros periodos o no vinculados a la actividad económica del contribuyente.
15. Pregunta: ¿Cómo se calculan los intereses deducibles?
Respuesta: Para calcular el monto máximo de intereses deducibles, se debe determinar el activo neto promedio (suma del activo neto del año anterior y el actual, dividido entre 2), multiplicarlo por 3 y luego por la tasa de interés máxima establecida por la Junta Monetaria para efectos tributarios.
La deducción de costos y gastos es un tema complejo que requiere un conocimiento profundo de la legislación tributaria guatemalteca. Es esencial cumplir con todas las condiciones y requisitos establecidos por la ley para evitar ajustes y sanciones por parte de la SAT.
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Registro Fuera de Periodo: Consecuencias para la Deducción
Sí, los gastos de marketing y publicidad son deducibles siempre que estén relacionados directamente con la promoción de productos o servicios de la empresa. Deben contar con documentación válida (factura) y no superar los límites establecidos si aplican a servicios de carácter profesional.
Sí, siempre que el gasto esté vinculado a la generación de renta gravada en Guatemala y se cumpla con la retención correspondiente por pagos al exterior. Además, debe contarse con documentación internacional válida y respaldo bancario.
El gasto podría ser deducible si cumple con los requisitos legales y si se documenta debidamente el reembolso a través de la contabilidad de la empresa. Es fundamental demostrar la conexión del gasto con la actividad económica.
No directamente. Para que el gasto por alquiler sea deducible, el contrato debe estar a nombre del contribuyente o de la empresa. Si está a nombre de un tercero, debe existir un contrato de subarrendamiento o documento legal que respalde el vínculo.
Sí. Los gastos en capacitación, formación o actualización del personal son deducibles si están relacionados con las actividades del negocio. Se requiere factura y respaldo de participación, además de que estén registrados contablemente.
No será deducible en ese ejercicio fiscal. Para que un gasto pueda ser deducido, debe estar correctamente registrado en el período al que pertenece según el sistema contable utilizado (devengado o percibido).
Sí, pero no como gasto inmediato. El mobiliario de oficina es un activo fijo que debe ser depreciado conforme a los años de vida útil establecidos legalmente. Solo se deduce el porcentaje correspondiente por año.
Sí, estos servicios son deducibles siempre que estén vinculados a operaciones del negocio, como elaboración de contratos, representación legal o consultoría fiscal. Es obligatorio contar con factura y efectuar la retención si corresponde.
Solamente si están directamente relacionados con la actividad económica y no se consideran gastos personales. Se debe justificar su necesidad y contar con la documentación que respalde la naturaleza empresarial del desembolso.
Sí, los gastos por mantenimiento, reparación o combustible de vehículos registrados como activos de la empresa son deducibles. Se deben respaldar con facturas a nombre de la empresa y estar debidamente registrados en la contabilidad.
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