El tener un correcto control interno ayudara a las organizaciones a controlar la efectividad de las funciones administrativas y medir su eficiencia y eficacia.
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¿Qué es control interno?
En resumen se puede decir que es un conjunto de pasos o procedimientos que correctamente vinculados entre sí ayudan a cumplir un objetivo específico en una o varias áreas.
Incluso, proporcionará otros indicadores importantes en la organización como, crecimiento, rentabilidad, y otros factores que de no tener un correcto control interno, sería muy difícil realizar estas mediciones.
Por ende establecer si hay alguna debilidad en alguna o varias áreas.
¿Por qué es importante tener un buen control interno?
El control interno es vital en una organización, si no se realiza de forma correcta los riesgos en las diferentes áreas se pueden ver incrementados.
Un correcto control interno se debe anticipar a los diferentes temas de riesgos que puedan surgir en una organización.
Debe ser previsivo en la mayoría de casos; sin embargo, en algunas organizaciones, en la mayoría de situaciones en los temas de refuerzo se vuelve correctivo, cuando la pérdida por la falta del mismo ha sido asumida.
Es evidente que siempre surgirán situaciones que no se previeron con antelación.
Sin embargo, hay que ser consientes que estos eventos deben ser en la medida de lo posible los menos frecuentes, esto para evitar que los resultados de un error o irregularidad puedan afectar considerablemente la entidad.
Vamos a suponer un ejemplo en el área de inventarios:
Control interno adecuado:
1. Llevar un control de entradas actualizado de entradas y salidas de producto y aplicarlo en cada movimiento de inmediato
Una debilidad en esta área será no actualizar los diferentes ítems de inventarios en el momento oportuno o simplemente no actualizarlo.
Esta debilidad creará que pueda haber faltantes de inventarios y que no se puedan detectar fácilmente.
2. Hacer inventarios físicos periódicos en bodegas de producto en todas las bodegas cruzando información con el sistema actualizado.
Una empresa que no lleve un correcto control interno en área de inventarios no hará inventarios periódicos y no sabrá cual es el costo total de inventarios real, y si tiene algún faltante.
Al no practicar inventarios periódicos se puede correr el riesgo de no tener información contable real y se corre el riesgo de tener pérdidas en inventarios por faltantes.
Pudimos ver en los incisos anteriores que una correcta y adecuada segregación de actividades de control interno puede dar al empresario tranquilidad en sus operaciones, estará seguro que la información contable y física es real y no hay temor de algún riesgo en ésta área.
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Informe COSO
El Control Interno se define entonces como un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos.
El informe COSO define el control interno mediante cinco fases que hacen un sistema de control interno fuerte y difícil de romper.
- Efectividad y eficiencia de las operaciones
- Confiabilidad de información Financiera.
- Cumplimiento de normas y leyes aplicables
- Salvaguarda de recursos
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Hay cinco componentes importantes aplicables en el informe COSO que son de vital importancia:
- Ambiente de control
- Evaluación de Riesgo
- Actividades de control
- Información y comunicación
- Supervisión y seguimiento
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Cómo aplicar y mejorar el control interno en una empresa
El objetivo principal es garantizar que los procesos de la empresa se realicen de manera eficiente, segura y en cumplimiento con las políticas establecidas, reduciendo riesgos y mejorando la toma de decisiones.
Un buen control interno ayuda a prevenir fraudes, mejorar la gestión financiera, optimizar el uso de recursos y proporcionar información confiable para la planeación estratégica.
La responsabilidad recae en todos los niveles de la empresa: desde la alta dirección hasta los colaboradores operativos. Sin embargo, la gerencia es la encargada de establecer y supervisar su cumplimiento.
Al establecer procedimientos claros, segregación de funciones y revisiones periódicas, se reducen las oportunidades de manipulación o irregularidades en la información y los recursos.
Sí, cualquier organización, sin importar su tamaño, puede beneficiarse de controles internos adecuados. En las pequeñas empresas se pueden adaptar procedimientos simples pero efectivos.
La auditoría revisa y evalúa la efectividad del control interno. Mientras el control interno previene y corrige, la auditoría valida que los procedimientos se cumplan correctamente.
Los riesgos incluyen pérdidas financieras, errores en la información contable, incumplimiento legal, baja productividad y mayor probabilidad de fraudes.
La tecnología permite automatizar procesos, reducir errores humanos y mejorar la supervisión en tiempo real, lo que fortalece la confiabilidad del sistema de control interno.
Proporciona información clara, oportuna y confiable, lo cual facilita decisiones estratégicas y reduce la incertidumbre en la gestión empresarial.
Sí, el entorno empresarial cambia constantemente. Los controles deben revisarse y adaptarse periódicamente para mantener su efectividad frente a nuevos riesgos y regulaciones.
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