Para entender las consecuencias de la falta de inventarios, primero debemos saber qué se considera como tal un inventario. Se trata de un asiento de bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión. También se trata del papel o instrumento en el que están escritas dichas cosas, el recuento físico de los bienes muebles e inmuebles y de las existencias en el almacén de la institución.
Los comerciantes tienen ciertas obligaciones que cumplir por su actividad económica, entre estas está el llevar y autorizar libros contables. Llevar su contabilidad en forma organizada, de acuerdo con el sistema de partida doble y usando principios de contabilidad generalmente aceptados. Deberán llevar, los siguientes libros o registros:
- Inventarios;
- De primera entrada o diario;
- Mayor o centralizador;
- De Estados Financieros.
¿Qué se registra en el libro de inventarios?
- Activo.
- Pasivo.
- Patrimonio.
Además, existen tipos de inventarios. Estos son el Producto Terminado, la Materia Prima, el Producto Pignorado, el Producto en Proceso, el Mercadería en Tránsito, el Producto en Consignación y los Bienes Disponibles para la Venta. Este último tipo es bastante amplio, pues del inventario de bienes disponibles para la venta están obligados los contribuyentes afiliados al Régimen Sobre Actividades Lucrativas del Impuesto Sobre la Renta, y deben:
- Elaborar inventarios al 31 de diciembre de cada año.
- El registro contable deberá contener el detalle de cada uno de los mismos que lo integra.
- En ningún caso deberá incluirse en el inventario de otro tipo de bienes.
- El inventario a la fecha de cierre de un período debe coincidir con el de la iniciación del siguiente.
- Asentar el registro en el libro de inventario.
- El Primer reporte de existencias al 30 de junio (se presenta en julio).
- El Segundo reporte de existencias al 31 de diciembre (se presenta en enero).
- Herramienta a utilizar: Reporte Semestral de Inventario.
También puedes leer: ¿Cómo se realiza la Declaración Jurada de Retenciones de ISR? (SAT-1331)
¿Qué es un faltante?
En términos básicos, es lo que falta. En el ámbito contable, se trata de la diferencia entre el saldo según mayor y el mostrado en el arqueo. Las razones por las cuales hay faltantes en los inventarios son muchas, pero la principal es la destrucción.
La destrucción es el resultado de destruir o destruirse, de reducir a trozos, cenizas o fragmentos del material. Otra circunstancia es el caso fortuito, definido como suceso por lo común dañoso, que acontece por azar, sin poder imputar a nadie a su origen.
Los casos de fuerza mayor, consisten en una fuerza que, por no poderse prever o resistir, exime del cumplimiento de alguna obligación. Se entiende como aquella que se origina de hechos ilícitos del hombre, por violencia ejercida sobre la persona lo cual impide el cumplimiento o el nacimiento de la obligación tributaria, por existir una imposibilidad absoluta.
Por último, tenemos los bienes perecederos. Que si bien son aptos para satisfacer una necesidad humana, son poco durables, perecen y se acaban. Le presentamos ejemplos de casos fortuitos o de fuerza mayor para justificar la falta de inventarios.
- Inundaciones catastróficas.
- Maremotos.
- Terremotos.
- Sismos.
- Caída de un rayo.
- Erupciones volcánicas.
- Incendios causados por la electricidad atmosférica.
- Entre otros.
Para finalizar con este punto, existe la posibilidad que los faltantes en inventarios sean debido a un robo, lo cual se considera delito contra el patrimonio y está penado en la ley de Guatemala.
¿Qué pasa con el IVA si faltan inventarios’
El Impuesto al Valor Agregado (IVA) es un impuesto establecido sobre los actos y contratos gravados por las normas de la presente ley. Los hechos generadores de IVA son:
- La venta o permuta de bienes inmuebles.
- La prestación de servicios.
- Las importaciones.
- El arrendamiento de bienes muebles e inmuebles.
- La destrucción, pérdida o cualquier hecho que implique faltante de inventario, salvo cuando se trate de bienes perecederos, casos fortuitos, de fuerza mayor o delitos contra el patrimonio.
¿Cuándo debe pagarse el impuesto?
- En la venta o permuta de bienes muebles y prestación de servicios, se liquida en la fecha de la emisión de la factura.
- En las importaciones, se paga en la fecha en que se efectúe el pago de los derechos arancelarios.
- En los retiros de bienes muebles, se cancela en el momento de retiro respectivo.
- En los faltantes de inventario, se paga en el momento de descubrir el faltante.
La base imponible del IVA en los faltantes de inventario se determina con el costo de adquisición o el costo de fabricación.
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¿Por qué debo facturar los faltantes de inventario?
El artículo 19 de la Ley del IVA, decreta que la suma neta que el contribuyente debe enterar al fisco en cada período impositivo, es la diferencia entre el total de débitos y el total de créditos fiscales generados. Esto significa que el principio de neutralidad del IVA establece que, este impuesto no representa un ingreso o un gasto para el contribuyente, ya que la materialización del pago se dará únicamente por la diferencia entre el IVA cobrado y el IVA pagado. Veamos un ejemplo.
En el mes de enero de 2023, el contribuyente compra 100 unidades de mercadería por un monto de Q10,000.00 (IVA incluido), según factura. De las 100 unidades adquiridas, únicamente vendió 25 en el mes de enero, ya que su bodega contaba con existencia de esta mercadería. El contribuyente para determinar el IVA que debe enterar a la SAT por el período de enero de 2023, registra y reporta la totalidad de la compra, es decir, 100 unidades adquiridas.
La determinación del IVA a pagar se dio así:
Ventas: Q11,250.00. Base – Q10,044.64. IVA – Q1,205.36
Compras: Q10,000.00. Base – Q8,928.57. IVA – 1,071.43
IVA a pagar: Q133.93.
¿En cuáles casos debo facturar los faltantes?
- Cuando se determine destrucción de inventario.
- Cuando se determine pérdida de inventario.
- Cuando se determine cualquier otro hecho que implique faltante de inventario.
- Cuando los faltantes sean de bienes perecederos.
- Cuando los faltantes se deriven de casos fortuitos.
- Cuando los faltantes se deriven de fuerza mayor o delitos contra el patrimonio.
Estos últimos tres deben contar con la documentación que establece la normativa legal. Existen casos en los que no se debe facturar, y estos son:
- Cuando los faltantes sean de bienes perecederos.
- Cuando los faltantes se deriven de casos fortuitos.
- Cuando los faltantes se deriven de fuerza mayor o delitos contra el patrimonio.
El contribuyente debe documentar cada caso según lo establece el Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. Para cerrar este tema, debe tomar en cuenta como contribuyente que:
- Los hechos descritos anteriormente, además deberán quedar oportunamente revelados en los registros contables del contribuyente.
- Estas consideraciones están enfocadas al tratamiento que debe darse a los faltantes de inventario respecto al efecto en el IVA.
- Para que los faltantes de inventario tengan un manejo oportuno en cuanto a ISR, se debe considerar lo establecido en el Decreto 10-2012 y su reglamento.
- Los faltantes de inventario por destrucción, pérdida o cualquier otro hecho deben documentarse mediante la factura correspondiente.
Fuente: SAT.
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Faltantes de inventario: causas, consecuencias y cómo documentarlos legalmente
El control de inventarios permite conocer en todo momento las existencias reales de la empresa, evitar pérdidas económicas y cumplir con las obligaciones tributarias. Un inventario bien gestionado ayuda a determinar el costo de venta, planificar nuevas compras y mantener una adecuada liquidez financiera.
No registrar los inventarios correctamente puede generar sanciones por parte de la administración tributaria, errores en los estados financieros y dificultades para determinar la utilidad real del negocio. Además, puede afectar la toma de decisiones y provocar problemas en la declaración del IVA y del Impuesto Sobre la Renta (ISR).
Los inventarios físicos deben realizarse al menos dos veces al año: uno al 30 de junio y otro al 31 de diciembre, tal como lo establece la normativa fiscal. Sin embargo, se recomienda hacer conteos periódicos adicionales para verificar la exactitud de los registros contables y evitar diferencias al cierre contable.
Para justificar la destrucción de inventario se requiere documentación legal que respalde el hecho, como actas notariales, informes de la autoridad competente o registros fotográficos del evento. Estos documentos deben conservarse junto con la factura que respalde el ajuste contable y fiscal correspondiente.
La pérdida se refiere a la desaparición del bien por robo, extravío o deterioro no controlado, mientras que la destrucción implica la eliminación deliberada o inevitable del bien, por causas naturales o eventos fortuitos. En ambos casos, deben documentarse adecuadamente para efectos contables y tributarios.
En la mayoría de los casos, el IVA correspondiente a inventarios destruidos o perdidos no puede recuperarse, salvo que se demuestre que el hecho ocurrió por fuerza mayor, caso fortuito o por tratarse de bienes perecederos. Para ello, el contribuyente debe contar con la documentación que exige la ley.
Si el inventario inicial no coincide con el final del período anterior, la empresa debe revisar los registros contables para identificar errores o faltantes. Las diferencias pueden deberse a omisiones en las compras, ventas o ajustes. Es indispensable corregir estas inconsistencias antes de presentar los reportes fiscales.
Los inventarios pueden valorarse utilizando diferentes métodos aceptados por la contabilidad, como el costo promedio ponderado, el método PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) o el método UEPS (Último en Entrar, Primero en Salir). El método seleccionado debe aplicarse de forma consistente en cada período fiscal.
El contribuyente debe elaborar los inventarios al cierre del período fiscal, registrarlos contablemente y conservar los documentos que los respalden. También está obligado a reportar sus existencias a la SAT en los plazos establecidos y a facturar los faltantes cuando corresponda según la ley del IVA.
Entre las medidas preventivas se incluyen la implementación de controles internos, la utilización de sistemas automatizados de inventario, la supervisión constante del personal encargado y la realización de auditorías periódicas. Además, es recomendable establecer procedimientos claros para la recepción, almacenamiento y despacho de mercadería.
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