Si no eres un contador, pero deseas aprender sobre la contabilidad, aquí te mostraremos los aspectos básicos de ella para que puedas adentrarte en este mundo de números. Esta es la contabilidad para no contadores.
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Comencemos por lo más importante…
¿Qué es contabilidad?
La contabilidad es una ciencia y una técnica que nos ayuda en el aporte de información de utilidad para el proceso de toma de decisiones económicas.
Esta ciencia estudia el patrimonio y presenta los resultados a través de estados contables o financieros.
La contabilidad general implica el análisis desde distintos sectores de todas las variables que inciden en este campo.
Para esto es necesario llevar a cabo un registro sistemático y cronológico de las operaciones financieras.
La contabilidad general de una empresa, implica el control de todas sus operaciones diarias: compra, venta, gastos, inversiones, etc.
El contador debe registrar, analizar, clasificar y resumir dichas operaciones para volcarlas en un estado o balance con información veraz.
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Contabilidad para no contadores
A continuación se explicará a detalle las fases que forman parte de la contabilidad general:
- La de costos la cual se dedica a la clasificación y recopilación de información de los costos corrientes y en perspectiva.
- La fiscal, que está fundamentada en la legislación de cada país. El contador debe encargarse de elaborar los informes pertinentes para la presentación de declaraciones ante la Administración Pública y para el pago de los impuestos.
- La financiera es la fase que se centra en la información cuantitativa de las transacciones y de otros eventos económicos que son susceptibles de cuantificación.
- La fase administrativa, la cual está vinculada a la elaboración de informes internos. La información es analizada por los propios responsables de la organización, quienes tomarán decisiones de gestión en base a los datos aportados. Las políticas de una empresa suelen basarse en estos informes de la contabilidad administrativa.
Después de las fases
Como observamos, es necesario el cumplimiento de cada una de estas fases a cabalidad y de manera organizada, pues de haber errores “en el camino” podría resultar en una toma de decisiones errónea y de riesgo o inclusive alto riesgo para una empresa.
Toda empresa depende de una excelente contabilidad para lograr prosperar y obtener el éxito deseado.
Ahora en esta contabilidad para no contadores es importante tomar en cuenta algunos aspectos.
Por ello vamos a conocer un poco sobre dos aspectos importantes en la rama de la contabilidad, El Balance y la Cuenta de Resultados.
¿Qué es el Balance?
El Balance nos permite conocer la situación financiera de la empresa en un momento determinado: el Balance nos dice lo que tiene la empresa y lo que debe.
El Balance se compone de dos columnas: el Activo (columna de la izquierda) y el Pasivo (que se ubica en la columna de la derecha)
En el Activo se recogen los destinos de los fondos y en el Pasivo los orígenes.
Vamos a explicarnos: si una empresa pide un crédito a un banco para comprar un camión, el crédito del banco irá en el Pasivo (es el origen de los fondos que entran en la empresa), mientras que el camión irá en el Activo (es el destino que se le ha dado al dinero que ha entrado en la empresa).
Los términos Activo y Pasivo pueden dar lugar a confusión, ya que pudiera pensarse que, el Activo recoge lo que tiene la empresa y el Pasivo lo que debe.
Esto no es correcto, ya que por ejemplo los fondos propios van en el Pasivo.
¿Y por qué van los fondos propios en el Pasivo?
La respuesta es porque son orígenes de fondos.
Si, por ejemplo, en el caso anterior se hubiera financiado la compra del camión con aportaciones de los socios: ¿Cuál sería el origen de los fondos que entran en la empresa? los fondos propios aportados por los accionistas.
Según el momento en que se obtienen, los balances se dividen en diferentes tipos.
Vamos a conocerlos.
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Tipos de Balance
- Balance de apertura: al comienzo del ejercicio; nos permite conocer con qué recursos cuenta la empresa para iniciar su ejercicio económico.
- Balances parciales: a cierre del mes, trimestre, semestre, o con la periodicidad que se quiera; nos permite conocer la situación de la empresa en esos momentos determinados.
- Balance final: al cierre del ejercicio; nos permite conocer como queda la situación financiera de la empresa una vez finalizado su ejercicio económico (normalmente el 31 de diciembre, aunque podría ser otra fecha del año).
Observemos unos ejemplos para entender más gráficamente lo que esto quiere decir:
Primer ejemplo:
Vamos a suponer que queremos montar una empresa de transporte y que para ello necesitamos un camión que cuesta 10.000 dólares (no es que sea el último grito en camión).
Para financiar este camión vamos al banco y solicitamos un crédito.
¿Cuál sería el Balance Inicial de esta empresa?
En su Activo (columna de la izquierda) se recogería el camión (destino de los fondos), mientras que en su Pasivo (columna de la derecha) se recogería el crédito (origen de los fondos).
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Todo lo que un no contador debe entender de la contabilidad
La contabilidad permite conocer en todo momento la situación financiera de la empresa. Gracias a ella, los dueños pueden tomar decisiones estratégicas, controlar gastos, planificar inversiones y cumplir con obligaciones fiscales.
La contabilidad financiera se centra en elaborar informes externos como balances y cuentas de resultados para terceros, mientras que la contabilidad administrativa se utiliza para la gestión interna y la toma de decisiones dentro de la empresa.
Sí, siempre que maneje conceptos básicos y utilice herramientas adecuadas como software de gestión. Sin embargo, en situaciones más complejas o para cumplir con temas fiscales, es recomendable contar con un profesional.
Los principales documentos son facturas de ventas y compras, comprobantes de pago, recibos, extractos bancarios y nóminas. Con ellos se registran todas las operaciones de la empresa.
Es la base de la contabilidad moderna. Significa que cada transacción afecta al menos a dos cuentas: una de débito y otra de crédito, garantizando que siempre se mantenga el equilibrio entre activos y pasivos.
El ingreso es todo lo que entra en la empresa por sus ventas o servicios, mientras que la utilidad es lo que queda después de restar todos los costos y gastos de esos ingresos.
Los libros contables son registros oficiales donde se anotan de manera ordenada las operaciones económicas. Son obligatorios en muchas legislaciones y sirven de respaldo ante auditorías o revisiones fiscales.
Facilita el registro de operaciones, reduce errores, genera reportes automáticos y permite cumplir con obligaciones fiscales de forma más ágil. Además, ahorra tiempo y da mayor control al empresario.
Los activos fijos son bienes destinados a usarse durante largo tiempo en la empresa, como maquinaria o inmuebles. Los activos corrientes son aquellos que se convierten en efectivo en menos de un año, como inventarios o cuentas por cobrar.
La falta de control contable puede generar problemas de liquidez, sanciones fiscales, mala toma de decisiones y, en casos extremos, la quiebra. Una contabilidad organizada es esencial para la estabilidad y el crecimiento empresarial.
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