Los contribuyentes tienen como obligación respaldar todas las operaciones que realicen con la documentación legal correspondiente, entre esta se encuentran las facturas. Existen dos modalidades para la emisión de facturas, los documentos en papel y los documentos electrónicos.
Los documentos tributarios existentes en Guatemala, tanto de forma física como electrónica, son:
- Facturas.
- Facturas cambiarias.
- Facturas especiales.
- Notas de débito.
- Notas de crédito.
- Notas de abono.
- Otros documentos.
La forma de respaldar los documentos antes mencionados, como por ejemplo las facturas, es en la evidenciación de:
- Compra-venta de bienes.
- Prestación de servicios.
- Arremendamientos.
- Faltantes de inventario por destrucción o pérdida.
- Retiro de bienes.
En el caso de las facturas cambiarias, el respaldo es la compra-venta de bienes al crédito o por abonos. Diferente a las facturas especiales, que se ven respaldadas por la adquisición de bienes o servicios por cuenta del vendedor o productor. Los demás documentos son:
- Nota de débito con aumento del precio o recargos sobre operaciones ya facturadas.
- Nota de crédito con devoluciones o descuentos sobre operaciones ya facturadas.
- Nota de abono con rebaja de inventarios, cuando el plazo para emitir la nota de crédito o la nota de débito haya transcurrido. También con la compra por intermediarios a productores.
Por último, los recibos de donación se respaldan con la recepción de donaciones a entidades no lucrativas para hacerlo deducible en el ISR. Los recibos con servicios exentos que prestan a entidades no lucrativas, centros educativos y universidades.
¿Las facturas electrónicas tienen fecha de vencimiento?
Si hablamos de facturas electrónicas, es de conocimiento público que estas no vencen. Es diferente con las que se emiten en papel, las cuales tienen únicamente seis meses de vigencia, y la fecha de vencimiento exacta aparece justo a lado del número de resolución.
Ahora bien, es importante mencionar que los únicos contribuyentes que pueden emitir facturas en papel son los pequeños contribuyentes, quienes tienen hasta el 31 de marzo del 2023 para adherirse al Régimen de Factura Electrónica en Línea (FEL), A partir del 1 de abril, solamente se podrán emitir facturas electrónicas. Todas las facturas pre autorizadas en papel quedarán sin efecto.
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¿Qué requisitos deben cumplir las facturas y otros documentos tributarios?
- Identificación del tipo de documento.
- Serie, número y correlativo.
- Frases según corresponda.
- Nombre o razón social y nombre comercial del emisor.
- NIT del emisor.
- Dirección del establecimiento.
- Fecha de emisión.
- Nombre o razón social y nombre comercial del adquirente.
- NIT, CUI o documento de identificación si es extranjero del adquirente (Q2,500.00).
- Detalle o descripción y sus valores.
- Descuentos concedidos.
- Cargos por motivos de transacción.
- Precio total de la operación, con el impuesto incluído cuando corresponda.
¿Por qué es importante respaldar las operaciones?
En un principio, es para conocer la procedencia del crédito fiscal del Impuesto al Valor Agregado (IVA), la vinculación se encuentra en los bienes y servicios adquiridos que formen parte de los productos o de las actividades, que el contribuyente tiene como actividad económica. También en los bienes y servicios que se incorporen al servicio o actividades necesarias para su prestación dentro y fuera del país.
Un receptor de facturas debe tomar en consideración la documentación del crédito fiscal, pues este se reconocerá cuando se encuentre respaldado por las facturas, facturas especiales, notas de débito, de crédito y demás documentos tributarios que estén debidamente autorizadas.
Los costos y gastos deducibles de Impuesto Sobre la Renta (ISR) tienen varios aspectos a considerar. Entre ellos, la procedencia de la deducción y la documentación de respaldo. En este caso, la procedencia de la deducción necesita tener la documentación y los medios de respaldo para ser válida, entiéndase:
- Facturas o facturas de pequeño contribuyente, autorizadas por la SAT.
- Facturas especiales autorizadas por la SAT.
- Otros que haya autorizado la SAT.
Los no respaldados por la documentación legal correspondiente no serán deducibles de ISR.
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¿Qué sanciones conlleva faltar a estas exigencias?
Si los contribuyentes siguen emitiendo facturas en papel y son renuentes a la afiliación a FEL, se considera una infracción a los deberes formales. El extender facturas, notas de débito, notas de crédito u otros documentos que no cumplan con alguno de los requisitos formales según la ley específica es una infracción, y por lo tanto conlleva una sanción.
Multa de cien quetzales (Q100.00) por cada documento. El máximo de sanción que podrá aplicarse será de cinco mil quetzales (Q5,000.00), en cada período mensual. En ningún caso la sanción máxima excederá del dos porciento (2%) de los ingresos brutos obtenidos por el contribuyente durante el último período mensual en el que haya reportado ingresos.
En caso de no emitir o no entregar facturas, notas de débito, notas de crédito o documentos exigidos por las leyes tributarias específicas, en la forma y plazo establecidos en las mismas o si se emiten documentos que no estén previamente autorizados por la SAT, la sanción puede ser el cierre temporal. Este se aplicará por un plazo mínimo de diez (10) días y por un máximo de veinte (20) días, continuos. A solicitud del sancionado, el juez podrá reemplazar la sanción de cierre temporal por una multa equivalente hasta el diez porciento (10%) de los ingresos brutos o Q10,000.00.
Fuente: SAT.
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Facturación y documentos tributarios: cómo cumplir correctamente con la SAT
La factura tradicional respalda una transacción inmediata de bienes o servicios, mientras que la factura cambiaria se utiliza para operaciones al crédito o con pagos diferidos. Esta última incluye las condiciones de pago y puede tener validez como título ejecutivo, lo que permite exigir judicialmente el pago en caso de incumplimiento.
Si una factura contiene errores en el nombre, NIT o monto, no puede ser modificada directamente. El procedimiento correcto es emitir una nota de crédito o una nota de débito, según corresponda, para anular o corregir la operación. Es importante hacerlo dentro del plazo permitido por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).
No. Toda factura, ya sea electrónica o impresa, debe estar previamente autorizada por la SAT. Emitir documentos sin autorización constituye una infracción tributaria y puede conllevar sanciones como multas o incluso el cierre temporal del negocio.
De acuerdo con la legislación guatemalteca, los contribuyentes deben conservar sus facturas por un período mínimo de cuatro años. Esto aplica tanto para facturas electrónicas como en papel. La SAT puede requerirlas durante auditorías o revisiones fiscales.
Sí. Los pequeños contribuyentes pueden emitir facturas electrónicas a través del Régimen de Factura Electrónica en Línea (FEL). De hecho, es obligatorio para todos los contribuyentes adherirse a este sistema. Esto garantiza mayor control, seguridad y facilita la declaración de impuestos.
Sí, las facturas electrónicas pueden ser anuladas dentro del sistema FEL, pero únicamente si la anulación se realiza bajo los motivos permitidos por la SAT. Tanto el emisor como el receptor deben tener conocimiento del proceso, y el documento anulado conserva un registro histórico para efectos de auditoría.
No emitir factura por una venta o servicio constituye una infracción tributaria grave. La SAT puede imponer multas, exigir el pago del impuesto omitido e incluso ordenar el cierre temporal del establecimiento. Además, el cliente tiene derecho a denunciar la falta de emisión.
Una factura válida debe incluir: nombre o razón social del emisor y del adquirente, NIT, fecha de emisión, descripción del bien o servicio, monto total, impuestos aplicables y número de autorización. Si falta alguno de estos elementos, la factura puede considerarse inválida para efectos fiscales.
No. Solo las facturas emitidas por contribuyentes debidamente registrados y autorizados por la SAT pueden ser utilizadas para respaldar deducciones en el Impuesto Sobre la Renta (ISR). Utilizar facturas falsas o no autorizadas puede generar sanciones severas.
Las facturas electrónicas ofrecen múltiples ventajas: reducen costos administrativos, eliminan el riesgo de pérdida o deterioro, garantizan mayor seguridad, y facilitan el control fiscal. Además, se integran directamente con la SAT, lo que mejora la transparencia y el cumplimiento tributario.
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