Los viáticos son descritos, según la Real Academia Española como prevención, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje.
Como parte de la determinación de costos y gastos deducibles del Impuesto Sobre la Renta (ISR), existen algunos que tienen un límite establecido en el decreto 10-2012, siendo uno de ellos el de los viáticos. Por ello, en este artículo le orientaremos para que pueda documentar correctamente los motivos de improcedencia en la deducción de estos gastos.
¿A quién se le pagan los viáticos?
Por el tipo de negocios que llevan a cabo, algunas personas deben enviar a sus empleados al interior del país, es ahí cuando se deben liquidar los viáticos. Tanto empleados como funcionarios y dueños de las empresas o socios de la misma pueden ser acreedores de viáticos al llevar a cabo un trabajo que amerite un viaje.
En el caso que una empresa contrate específicamente a un trabajador en relación de dependencia para brindar sus servicios en el interior o inclusive el exterior del país, se debe tomar en cuenta la política de la empresa y los requisitos para documentarlos según lo que la ley establece.
Los viáticos locales se deben documentar mediante facturas. Es importante que las empresas documenten los gastos de sus colaboradores, más aún en épocas de declaración de impuestos trimestrales o anuales del Impuesto Sobre la Renta. Los gastos de hospedaje o movilización se deben comprobar a la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), y dichos empleados y funcionarios deberán solicitar la factura a nombre de la empresa responsable.
Si la entidad de donde el colaborador está registrando viáticos no le extiende una factura, existe la posibilidad de emitir una factura especial a nombre del trabajador, esto para documentar el gasto y justificarlo en la declaración correspondiente.
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¿Qué impuestos se deben retener para que los viáticos sean deducibles con Factura Especial?
Si emite una Factura Especial debe retener el Impuesto al Valor Agregado (IVA) del 12% y el ISR de 5% son los requisitos para deducir los viáticos en Guatemala según la ley. Hay casos de empresas que otorgan una cierta cantidad al empleado, sin solicitar comprobación de su parte para ver en qué se gastaron los viáticos, a esto se le llama viático no liquidable, por lo que pasa a ser parte de la renta del trabajador y se le aplican las normas que corresponden legalmente a esta categoría.
El patrón, en su calidad de Agente de Retención debe cumplir con la retención del monto al momento de pagar el salario de su trabajador.
¿Qué sucede si el empleado sale del país?
Cuando el colaborador se encuentra trabajando fuera del país, se específica en la Ley de Actualización Tributaria, que se regula de forma diferente al ser otro país y tener otras normas tributarias.
Como primer punto, el pasaporte de la persona que viaja debe tener los sellos de entrada y salida del país. Sin embargo, para movilizarse en Centroamérica, únicamente necesita su DPI para ingresar a los países aledaños, por lo que la documentación se lleva a cabo en el movimiento migratorio, pidiendo una certificación que de constancia del viaje efectuado.
También se establece que se debe constar cuál fue el motivo del viaje, ya sea un diploma o constancia del evento que fue a atender el trabajador o funcionario por parte de la empresa. Además, se solicita el boleto del medio de transporte que se utilizó para viajar. Para aspectos de un control interno, se debe tener un documento que conste que el colaborador recibió la cantidad de dinero en cuestión, como por ejemplo un recibo.
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El decreto 10-2012 en su articulo 24 indica que son deducibles:
24. Los viáticos comprobables y otorgados para cubrir gastos incurridos dentro o fuera del país, que se asignen o paguen a los dueños únicos de empresas, socios, miembros de directorios, consejos u otros organismos directivos y a funcionarios o empleados del contribuyente. Asimismo, los gastos de transporte de las mismas personas, como también los incurridos por la contratación de técnicos para trabajar en el país, o por el envío de empleados del contribuyente a especializarse al exterior. En todos los casos, siempre que tales gastos sean indispensables para obtener rentas gravadas.
Para que proceda la deducción de los gastos cubiertos con viáticos dentro del país, deben ser comprobados con las facturas correspondientes emitidas según la legislación nacional. En caso de los gastos incurridos fuera del país, para que proceda la deducción se deberá demostrar y documentar la salida y entrada a Guatemala, la actividad en la cual se participó y los boletos del medio de transporte utilizado.
El monto total de estas deducciones no debe exceder el tres por ciento (3%) de la renta bruta.
Si la renta del viaje no cumpliera con los requisitos mencionados en este artículo para ser considerado como parte de los viáticos, no podría ser deducible del ISR.
Fuente: SAT.
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Viáticos deducibles y no deducibles: guía para empleadores y trabajadores
Se consideran deducibles los gastos directamente relacionados con la actividad económica del contribuyente, tales como transporte, hospedaje, alimentación y otros necesarios para realizar el trabajo fuera del lugar habitual. Para que sean aceptados, deben estar debidamente documentados con facturas emitidas a nombre de la empresa o del contribuyente.
La empresa o el trabajador deben conservar facturas, recibos o comprobantes de pago, boletos de transporte, constancias del evento o actividad realizada, y cualquier otro documento que demuestre la relación del gasto con el trabajo efectuado. La SAT puede requerir esta documentación en una auditoría.
Los viáticos deben registrarse como gastos operativos en el libro contable correspondiente, identificando claramente el nombre del beneficiario, el motivo del viaje y las facturas que respaldan cada gasto. Además, deben asignarse al período fiscal en que se realizaron.
Los viáticos comprobables son aquellos que cuentan con respaldo documental válido, como facturas o recibos autorizados por la SAT. En cambio, los no comprobables carecen de respaldo, por lo que se consideran ingresos para el trabajador y se les aplica el impuesto correspondiente.
Sí, los viáticos entregados a socios, miembros del directorio o dueños únicos son deducibles siempre que se demuestre que el gasto fue indispensable para generar rentas gravadas y se documenten conforme a los requisitos legales.
El Decreto 10-2012 establece que el total de viáticos deducibles no puede exceder el tres por ciento (3%) de la renta bruta. Si se supera ese límite, el exceso no será deducible para efectos del ISR.
Sí, los viáticos pagados en efectivo son deducibles siempre que el colaborador entregue los comprobantes de los gastos efectuados. Si no presenta documentación válida, esos montos se consideran ingresos personales y se les aplica la retención correspondiente de ISR.
No necesariamente. Los gastos de representación o entretenimiento son diferentes y deben justificarse de manera independiente. Solo los gastos indispensables para realizar el trabajo o el viaje laboral pueden considerarse viáticos deducibles.
Para los viajes fuera del país, se debe comprobar la salida y entrada de Guatemala mediante sellos migratorios o certificaciones, presentar los boletos del medio de transporte, facturas de hospedaje o inscripción al evento, y demostrar que el viaje fue realizado por motivos laborales.
Si el trabajador no presenta los comprobantes que justifiquen los gastos del viático, el monto otorgado se considera un ingreso adicional y estará sujeto al pago del ISR. Por eso, las empresas deben establecer políticas claras de liquidación y control de viáticos.
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