Trabajar con personas conlleva muchas experiencias satisfactorias y enriquecedoras pero también puede resultar muy compleja. Entre más personas son en la organización la administracion de planilla se vuelve más compleja.
Sobre todo por la diversidad de personalidades, emociones y características que puede tener una persona y que la hacen única, pues no tendremos a dos trabajadores iguales, con cualidades o defectos similares, pero nunca iguales.
Entre los gajes del oficio de los Recursos Humanos, pueden resultar miles de situaciones como conflictos dentro del equipo de trabajo, falta o exceso de comunicación, desinformación, rumores, desacuerdos, ausencia de liderazgo y muchas otras situaciones.
Situaciones que un jefe de otro departamento no podría llevar al mismo tiempo que sus ocupaciones gerenciales propias del área donde se desempeña.
Como se gestiona administración de planilla
Una de las funciones que tiene el departamento de Recursos Humanos es la búsqueda y selección de personal.
Esta conlleva trabajo y perspicacia para elegir al mejor talento, de esta área ya hemos hablado en artículos anteriores por lo que ahora abordaremos una de las funciones que tiene RRHH con el personal que ya labora en la empresa.
Pues ahora corresponde tener control del desempeño en el trabajo y cómo es compensado económicamente.
La administracion de planilla es una labor de mucho orden, control y cálculos cada mes, pues es una de las áreas que más interesa a los empleados y de las que más atentas están.
Algunos reclamos que pueden surgir son gracias a malos cálculos en salarios, reclamos por retrasos en la gestión de documentos como el carnet del IRTRA o del IGSS.
Y es razonable porque en la mayoría de empresas el departamento de RRHH el equipo no se da abasto para solucionar y atender todas las necesidades de los trabajadores.
Tomando en cuenta que en muchos otros casos tal departamento ni siquiera existe y todo recae sobre el administrador o contador.
¡Vesco Consultores puede ayudarle en muchas áreas de su negocio!
- Auditoría: Vamos más allá de la evaluación financiera y fiscal.
- Contabilidad: Una contabilidad sin estrategia son solo números.
- Startup: Configuración legal y fiscal para iniciar su negocio.
- Asesoría Fiscal: Minimice contingencias fiscales.
- Abogados Tributarios: Servicio especializado ante la SAT.
- Manejo de Nómina: Nos convertimos en su equipo de RRHH.
Todo lo anterior significa tiempo, mismo que puedes aprovecharse en tareas más productivas para la empresa y menos monótonas.
Tercerizar la gestión planilla con expertos es lo mejor por lo que a continuación damos algunas ventajas de dejar en nuestras manos esta tarea:
Aprovechar la tecnología
Una de las ventajas que ofrecemos es alta seguridad y espacio para almacenar sus expedientes en la nube.
No podemos obviar los avances de la tecnología, nadie se queda fuera.
Mantenemos los registros de los expedientes de cada trabajador en formato digital, con programas actuales, seguros y de vanguardia, donde incluimos información importante como autorización de vacaciones, permisos, ausencias, etc.
Lo que más nos interesa es que el tiempo que invierte en administrar la nómina, la dedique a proponer y diseñar nuevas ideas de trabajo con su equipo, encontrar nuevos clientes o nuevas ideas para mejorar sus ingresos.
Y deje en manos de expertos esas tareas que muchas veces le causan dolores de cabeza.
Experiencia
Nuestro personal es especializado en temas laborales, sabemos lo que hacemos, y contamos con más de 12 años de experiencia en el mercado.
Conocemos de cualquier cambio en la legislación laboral, estamos a la vanguardia y ante todo le mantenemos informado de cualquier cambio que deba hacerse para evitar sanciones o denuncias.
Sistemas especializados en administración de planilla
La era de hacer planillas en Excel ha pasado al olvido, nos mantenemos a la vanguardia y contamos con los mejores sistemas de planillas para que usted se sienta tranquilo que los datos son exactos y la información financiera de los empleados y usted está en las mejores manos.
También puedes leer: Payroll o Manejo de Nómina
Tiempo para hacer crecer su empresa.
Prácticamente, nos convertimos en el departamento de Recursos Humanos de su empresa pero sin ocupar una oficina en sus instalaciones, basándonos en la confianza, puntualidad y veracidad de la información que le brindamos cada mes.
A fin de que todos crezcamos y ganemos, por un lado, usted, haciendo crecer la organización y aprovechando su tiempo en la empresa y nosotros dedicándonos a lo que nos gusta y sabemos hacer.
Para responder la pregunta que tiene el título, ¿Cuánto tiempo puede tardar en gestionar la planilla de su empresa?
Quizás no haya una respuesta única, pero seguramente tardará más de una semana en organizar el próximo sueldo de sus colaboradores, y si el pago es quincenal, puede que sean 10 días hábiles en un mes, ¿Demasiado, no cree?
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Administrar planilla sin errores: las respuestas que necesitas
Para realizar un cálculo correcto de la planilla, se necesita la siguiente información: salario base de cada empleado, horas trabajadas, horas extras, bonos, deducciones por ley (como IGSS o ISR), descuentos internos (anticipos, préstamos), ausencias o incapacidades, así como los días de vacaciones utilizados. También es importante contar con un registro claro y actualizado de asistencia.
La información contenida en la planilla es altamente sensible, ya que incluye datos personales, financieros y laborales de los empleados. Una mala gestión puede generar conflictos internos, desmotivación o incluso acciones legales. Por eso, es fundamental que la administración de planilla se maneje con altos estándares de seguridad y confidencialidad.
La información debe actualizarse cada vez que ocurra un cambio relevante: aumentos salariales, ascensos, cambios de puesto, modificación en las jornadas laborales, o actualizaciones en los datos personales. Idealmente, se debe revisar al menos una vez al mes para garantizar exactitud en la nómina.
Algunos errores comunes incluyen: cálculos incorrectos de horas extras, no aplicar deducciones legales adecuadas, omitir bonificaciones pactadas, registrar mal las ausencias, y no entregar los comprobantes de pago a tiempo. Estos errores pueden generar inconformidades, sanciones legales y baja moral en los empleados.
Externalizar esta función permite ahorrar tiempo, reducir errores, mantenerse actualizado con la legislación laboral, y tener mayor control sobre los procesos. Además, libera recursos internos que pueden enfocarse en tareas estratégicas para el crecimiento de la empresa.
En Guatemala, la gestión de planilla está regulada principalmente por el Código de Trabajo y las leyes fiscales del país, como las relacionadas con el IGSS (Instituto Guatemalteco de Seguridad Social) y el ISR (Impuesto Sobre la Renta). Cumplir con estas regulaciones evita sanciones y asegura los derechos del trabajador.
Los componentes típicos de una planilla son: el salario base, bonificaciones (incentivos, comisiones), horas extras, descuentos legales (IGSS, ISR), descuentos internos (préstamos, anticipos), y prestaciones adicionales como vacaciones, aguinaldo o bonificación anual según lo estipulado en la ley.
Errores constantes, pagos retrasados o falta de transparencia pueden generar desconfianza entre los colaboradores, lo que afecta negativamente la motivación y productividad. Una buena gestión transmite confianza, orden y compromiso por parte del empleador hacia su equipo.
Los sistemas digitales permiten automatizar cálculos, guardar información en la nube, reducir errores, generar reportes instantáneos y garantizar seguridad en el manejo de datos. Esto agiliza el proceso y permite cumplir con los plazos legales sin contratiempos.
Si la gestión actual consume demasiado tiempo, presenta errores frecuentes, o si la empresa ha crecido y el equipo interno no se da abasto, es momento de considerar delegar la administración de planilla a profesionales especializados. Esto mejora la eficiencia y asegura el cumplimiento legal.
Sus impuestos ya no deben ser un problema, en Vesco Consultores hacemos todo por usted…
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