Cada patrón retribuye el trabajo que se le prestó a sus colaboradores con un salario, el cual depende de sus capacidades y estudios. Este pago monetario puede ser entregado quincenal o mensualmente, y se contabiliza mediante un Libro de Salarios.
Contratar empleados es un proceso muy importante para cualquier empresa. Confiar y delegar actividades a personas pone en juego la productividad de la misma. Las entidades lucrativas más organizadas mantienen actualizados los diferentes libros que la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) y el Ministerio de Trabajo (Mintrab) disponen para mantener a la compañía legalizada y libre de infracciones delictivas.
¿Qué es el Libro de Salarios?
Definimos un Libro de Salarios como:
Un libro administrativo en el cual se contabilizan los pagos por concepto de salario que realiza el empleador a sus trabajadores, el cual constituye obligación legal establecida en el artículo 102 del Código de Trabajo, el cual literalmente establece: “Todo patrono que ocupe permanentemente a diez o más trabajadores debe llevar un libro de salarios autorizado y sellado por el Departamento Administrativo (hoy Dirección General de Trabajo —DGT—) del Ministerio de Trabajo y Previsión Social, el que está obligado a suministrar modelos y normas para su debida impresión”.
Esto quiere decir que, se trata de un libro donde se contabilizan los pagos que se le extienden a los colaboradores por parte del patrón, llamados salario. La DGT debe autorizar cada libro, legalizando y manteniendo un modelo vigente para que los empleadores puedan imprimirlo, o bien llevarlo de forma electrónica.
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Este modelo se puede obtener mediante la página oficial del Ministerio de Trabajo de Guatemala en línea, el formato único de Excel contiene como mínimo:
- Nombre, razón o denominación social del patrono;
- Número de Identifcación Tributaria —NIT—, del empleador;
- Número de folio;
- Nombre, número de Documento Personal de Identificación —DPI— y datos; generales del trabajador;
- Datos básicos de la relación laboral, tabulados por períodos de trabajo, tales como:
- Salario devengado.
- Horas laboradas.
- Deducciones de ley.
- Salario líquido a recibir.
Este formato puede realizarse de manera electrónica o manual, el libro de salarios será autorizado de acuerdo a un (1) folio por trabajador. Toda la información legal acerca de estos requerimientos podemos consultarla en el artículo 1 y 2 del Acuerdo Ministerial Número 124-2019. El formato único del Libro de Salarios es este:
¿Por qué solicitar el Libro de Salarios para los colaboradores?
Como lo establece la ley, cualquier empleador que cuente con más de diez trabajadores debe llevar el registro de los salarios que se le extienden. Por ello, si el empleador no cuenta con el Libro de Salarios debidamente autorizado por la DGT, al momento de ser objeto de una inspección, será sancionado de acuerdo a lo establecido en el Código de Trabajo.
Las disposiciones entraron en vigencia el 3 de mayo de 2019. También se notificó que la única forma de solicitar la autorización y sello del libro en cuestión, será de forma electrónica, a través del portal web del Ministerio de Trabajo, en la subsección de Libro de Salarios. Sin embargo, el libro en sí podrá continuar siendo manual si así lo desea el empleador.
En la página de Libro de Salarios encontraremos cuadro separaciones con las opciones que más nos convengan según la acción que vayamos a realizar. Estas se dividen en:
- Acceso al sistema
- Fundamento legal
- Formato para Libro de Salarios
- Ayuda para el usuario
Las subsecciones de la página nos darán soporte a la hora de realizar gestiones que involucren al Libro de Salarios. Dado que actualmente la autorización del sello de este libro es aprobada por la vía digital, tenemos que seguir un proceso computarizado para obtener la misma.
¿Cuáles son los requisitos para solicitar la autorización al Mintrab?
Los requisitos pueden encontrarse en la sección de Ayuda para el usuario. Los requisitos deben reunirse previo a la solicitud de la autorización, pues el procedimiento involucra el registro de sesión como patrón.
Es primordial contar con un usuario para ingresar a la página de la autorización. Por ello, presionamos el botón de REGISTRARSE, que nos redirige a otra pantalla.
Además, necesitamos una constancia de RTU actualizada en formato PDF, este es el único documento que nos requerirán para proceder a la solicitud.
También puedes leer: ¿Cómo puedo ver mi situación tributaria ante SAT en línea?
¿Cómo solicitar la autorización del libro?
Una vez tenemos nuestro usuario y contraseña, hemos confirmado el correo electrónico y actualizamos el RTU, iniciamos sesión en la casilla correspondiente. Al entrar nos aparecerá una pantalla de bienvenida.
El siguiente paso a seguir es el de crear o registrar la entidad lucrativa, sea una empresa, sociedad anónima, etc., pues así se llevará registro de cuántas personas dependen laboralmente del mismo patrón y el salario que este les proporciona.
En el menú nos aparecerán todas las entidades que hemos creado, al momento de agregar una nueva, presionamos el signo más (+), que desplegará el formulario a llenar para la nueva entidad.
Ya que tenemos habilitada la entidad, procedemos a hacer la solicitud del Libro de Salarios, se especifican los datos que requiere el formulario y enviamos. En un plazo de 3 a 5 días debemos regresar a la página para corroborar si la solicitud ha sido aprobada o no. Importante mencionar que la notificación no llega al correo electrónico, debemos verificar por nuestra cuenta.
La autorización se encuentra legalizada en el artículo 4 del Acuerdo Ministerial 124-2019.
Una vez presentada la solicitud de autorización de libro de salarios en la forma correspondiente, el Departamento Nacional del Salario de la Dirección General de Trabajo remitirá a la parte interesada, a través de un medio de comunicación electrónica, la autorización con el sello electrónico correspondiente, el cual podrá conservarse junto a los libros electrónicos o imprimirse con el objeto de que sea insertado o incorporado en el libro respectivo.
Finalmente se nos mostrará un código QR que le da validez al Libro de Salarios conforme al Código de Trabajo para la empresa.
Fuente: Ministerio de Trabajo.
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Consultas frecuentes sobre la legalización del Libro de Salarios
Todo empleador que tenga 10 o más trabajadores permanentes está legalmente obligado a llevar un Libro de Salarios autorizado por el Ministerio de Trabajo y Previsión Social (Mintrab), según el artículo 102 del Código de Trabajo.
Sí. Desde la entrada en vigor del Acuerdo Ministerial 124-2019, el libro puede gestionarse de forma electrónica o manual, siempre que esté debidamente autorizado y sellado por la Dirección General de Trabajo.
Debe contener los datos generales del empleador y los trabajadores, así como el detalle del salario devengado, deducciones legales, horas trabajadas y el salario líquido recibido en cada período de pago.
La autorización se solicita únicamente a través del portal oficial del Ministerio de Trabajo de Guatemala, en la sección específica para la autorización del Libro de Salarios.
El principal requisito es contar con la constancia del RTU actualizada en formato PDF, además de tener un usuario registrado en la plataforma del Mintrab.
El tiempo estimado de aprobación es de 3 a 5 días hábiles después de enviar la solicitud. El empleador debe ingresar al portal para verificar si la autorización fue aprobada, ya que no se envía notificación por correo electrónico.
Si una empresa con más de diez trabajadores no tiene su Libro de Salarios legalizado, puede ser sancionada por el Ministerio de Trabajo según las disposiciones del Código de Trabajo de Guatemala.
No, la autorización no necesita renovarse, pero cada nuevo libro o formato adicional debe solicitar su propio sello electrónico o autorización antes de ser utilizado.
El sello electrónico tiene la misma validez legal que un sello físico, ya que contiene un código QR que autentica el documento ante el Ministerio de Trabajo y la Dirección General de Trabajo.
El Inspector de Trabajo o cualquier autoridad competente del Mintrab puede revisar el Libro de Salarios durante una inspección para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales y salariales.
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