Superintendencia de Administración Tributaria publicó el 19 de noviembre de 2018 el criterio tributario institución No. 16-2018 denominado Plazo de vigencia de facturas emitidas en papel por medio de: maquina registradora o sistema computarizado integrado de contabilidad y de facturas electrónicas, en este artículo, veremos los casos relacionados con dicho criterio.
Análisis y evaluación:
Previo a efectuar el análisis, es importante establecer la diferencia que existe entre facturas emitidas a través de máquinas registradoras computarizadas, sistemas integrados de contabilidad y facturas electrónicas; las facturas emitidas a través de un computador o maquina y programa de computación o sistema, Pero su entrega se efectúa de manera física en papel al cliente o entidad que corresponda, en tanto que la factura electrónica, se emite, transmite, autoriza o certifica y conserva o almacena en medios electrónicos, según el Acuerdo de Directorio Número 024-2007 y/o el Acuerdo de Directorio Número 13-2018.
Con relación a lo anterior, es conveniente definir el término maquina registradora; que en el diccionario de la Real Academia Española aparece como: Caja registradora: 1.Caja que se usa en el comercio y que, por medio de un mecanismo, señala y suma autocráticamente, el importe de las ventas.
Concerniente a la definición de lo que es un “Sistema Computarizado integrado de Contabilidad”, dicho término no se encuentra definido en el diccionario de la Real Academia Española; sin embargo, entre varios autores de doctrina contable se determine en el link Contabilidad computarizada Web Profesor lo define de la siguiente manera: La contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización.
De lo anterior se interpreta que, un Sistema Computarizado Integrado de Contabilidad, es una herramienta que aplica procedimientos, programas de computación (paquetes) en una forma relacionada o integrada de la información contable, el cual incluiría la emisión de facturas y actualiza la información que se genera. En tal sentido, la Normativa Versión 2 del Departamento de Registros de la intendencia de Recaudación, denominada Autorización de Sistema Computarizado como Maquina Registradora y Sistema Computarizado integrados en contabilidad, establece el procedimiento mediante el cual el contribuyente puede solicitar acerca de la revisión y emisión de un dictamen favorable o desfavorable, el cual es emitido actualmente por un técnico de la División de Atención al Contribuyente de la Gerencia Regional a la que corresponda el solicitante, para la autorización de uso de los sistemas indicados.
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La Ley del Organismo Judicial, en el artículo 10 establece que las normas se interpretaran conforme a su texto según el sentido propio de sus palabras, a su contexto y de acuerdo con las disposiciones constitucionales, y cuando es clara, no se desatenderá su tenor literal con el pretexto de consultar su espíritu.
El Código Tributario en el artículo 4, indica que la aplicación, interpretación e integración de las normas tributarias, se hace conforme a los principios establecidos en la Constitución Política de la República de Guatemala, los contenidos en dicho Código, en las leyes tributarias especificas y en la Ley del Organismo Judicial. En el artículo 98 del citado código establece dentro de las facultades de la Administración Tributaria considerar que las actuaciones se resuelvan en conformidad con criterios administrativos o jurisdiccionales firmes, basados en ley, dictados en casos similares, y en el artículo 98 “A” del mismo cuerpo legal, se establece que podrá establecer procedimientos para la elaboración, transmisión y conservación de facturas, recibos, libros, registros y documentos por medios electrónicos.
La Ley del Impuesto al Valor Agregado en el artículo 29 establece, que los contribuyentes están obligados a emitir con caracteres legibles y permanentes o por medio electrónico, facturas, facturas especiales, notas de débito, notas de crédito y otros documentos que, en casos concretos y debidamente justificados, autorice la Administración Tributaria.
Es importante indicar que la Administración Tributaria está facultada para autorizar, a solicitud del contribuyente, el uso de facturas emitidas en cintas, por máquinas registradoras, en forma electrónica u otros medios, siempre que por la naturaleza de las actividades que realice se justifique plenamente.
Con respecto a las especificaciones y características de los documentos obligatorios, el artículo 30 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado indica que se establecerán en el Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado y que deberán ser autorizadas por la Administración Tributaria para su registro y control computarizado.
Para el efecto, los artículos 29 y 30 del Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, regulan los requisitos que deben llevar impresos en todos los casos, los documentos emitidos por ventas o prestación de servicios de los contribuyentes y/o responsables tributarios, así como, los plazos de vigencia, en cuanto a que as documentos que se autoricen para emitirse en papel tendrán dos años contados a partir de la fecha de la resolución de autorización. En el caso de la autorización de primeros documentos, el plazo de vigencia será de un año; calculado de la misma forma.
No obstante lo anterior, el artículo 29 del citado Reglamento, establece una excepción para las facturas electrónicas, las cuales deben cumplir con lo regulado en este reglamento y los Acuerdos de Directorio números 024-2007 y 13-2018 de la Superintendencia de administración Tributaria; es importante mencionar, que el artículo 30 del Reglamento de Ley del Impuesto al Valor Agregado, indica que la emisión de las facturas en papal deberá realizarse de forma que se garantice su legibilidad y que no se borren con el transcurso del tiempo y que los datos se imprimirán de conformidad con las especificaciones que autorice la Administración Tributaria.
En relación con lo expuesto anteriormente, el Directorio de la Superintendencia de Administración Tributaria, emitió el Acuerdo de Directorio Número 024-2007, cuyo objetivo planeado en el artículo 1, es desarrollar y aplicar lo relativo a la emisión y control de las facturas, entre otros, de forma electrónica en línea y la conservación de las mismas en medios electrónicos, para aquellos casos en que dichas facturas hubiesen sido emitidas originalmente en papel o medios impresos.
Aunado a lo anterior, el artículo 3 literales a), b), c), d) y e) del referido acuerdo, establece las definiciones para los efectos de la emisión de las facturas electrónicas, concretando a la factura electrónica coma una modalidad de documento de pago, en la que no se emplea el papel coma soporte para demostrar su autenticidad, las mismas se emiten por personas individuales o jurídicas autorizadas por la Administración Tributaria con el nombre de Emisor de Factura Electrónica a EFACE; por otra parte, para establecer el sistema informático para generar registros electrónicos se utiliza el servicio de un Generador de Facturas Electrónicas o GFACE. Además, se establecen dos códigos: Código de Autorización de Emisión de Facturas (CAE) que es un código electrónico de autorización único para cada facture y el Código de Autorización de Emisión de Copias (CAEC) el cual es el código de autorización electrónico Cínico asociado al registro electrónico de factura para validar los datos importantes de las transacciones. Los aspectos técnicos antes mencionados, son los que permiten distinguir el hecho de que la emisión de la factura electrónica se realiza mediante un sistema informático distinto a máquinas registradoras o sistemas computarizados de contabilidad.
Al respecto, complementariamente y aunado a lo anterior, el Directorio de la Superintendencia de Administración Tributaria, emitió el Acuerdo Número 13-2018, con el objeto de implementar el Redimen de Factura Electrónica en Lineal —FEL, que conforme a su artículo 1, además de la emisión de la factura, También comprende la emisión de otros Documentos Tributarios Electrónicos, para aprovechar las ventajas de la transformación digital.
Criterio Institucional:
Vigencia de facturas emitidas en papel por medio de: Maquina registradora o sistema computarizado integrado de contabilidad y facturas electrónicas.
- Las facturas emitidas en papel por máquinas registradoras, computarizadas 0 sistemas integrados de contabilidad, autorizadas por la Superintendencia de Administración Tributaria mediante dictamen emitido por la Administración Tributaria, deberán llevar impreso el plazo de vigencia, el cual será de dos años contados a partir de la resolución de autorización y para los primeros documentos LA vigencia será de un año cantado de la misma forma.
- Las facturas electrónicas emitidas conforme al Acuerdo de Directorio Número 024-2007, y las facturas electrónicas en línea (FEL) emitidas según el Acuerdo de Directorio Número 13-2018 no tienen plaza de vigencia y por lo tanto están exceptuadas de llevar impreso el mismo
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Una factura vencida pierde validez fiscal. El contribuyente no debe utilizarla para respaldar operaciones ni incluirla en su contabilidad, ya que puede derivar en sanciones por parte de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT).
No. La normativa vigente no contempla la prórroga para facturas en papel vencidas. El contribuyente debe tramitar una nueva autorización antes del vencimiento de los documentos actuales.
No. Una vez incorporado al Régimen de Factura Electrónica en Línea (FEL), el contribuyente debe emitir únicamente Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) autorizados por la SAT. Las facturas físicas quedan inhabilitadas automáticamente.
El contribuyente debe presentar una solicitud formal en la Gerencia Regional correspondiente, acompañada de la documentación técnica del equipo y el sistema. La SAT evaluará y emitirá un dictamen favorable o desfavorable para su autorización.
Un sistema computarizado simple puede emitir facturas, pero no se integra con la contabilidad general. En cambio, un sistema integrado administra registros contables completos y actualizados, enlazando la emisión de documentos con los libros contables.
Según el Reglamento del IVA, las facturas deben garantizar legibilidad permanente. Si el documento impreso se borra, no es válido para efectos fiscales ni puede utilizarse para descargos o créditos fiscales.
Debes asegurar que el equipo esté autorizado por la SAT, que las facturas lleven el número de resolución de autorización, y que no se utilicen después de su vigencia. Además, debes conservar copia de los documentos conforme a los plazos legales.
Solo es posible si la SAT lo autoriza expresamente. Generalmente, al ingresar al régimen FEL, las facturas físicas quedan fuera de uso. Cualquier coexistencia debe ser gestionada de forma legal y excepcional.
Deben ser inutilizadas físicamente (por ejemplo, con la palabra “ANULADA”) y mantenerse archivadas conforme al período legal requerido por la SAT, para efectos de auditoría o fiscalización.
Emitir facturas vencidas constituye una infracción tributaria. La SAT puede imponer sanciones económicas y administrativas, y desconocer el valor fiscal de las operaciones respaldadas con esos documentos.
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