El objetivo de éste artículo es dar respuesta a las consultas frecuentes que han surgido derivado de la implementación del formato de Conciliación Cuadrática Guatemala que la SAT ha compartido a los contribuyentes para efectos de presentar la información relacionada a las conciliaciones de sus cuentas bancarias la elaboración de éstas conciliaciones bancarias.
No es un tema nuevo. Las conciliaciones forman parte de la contabilidad, de los controles contables que se debe de llevar según corresponda, sin embargo cabe mencionar que ahora la SAT está implementando un formato estandarizado para efectos de presentar estas conciliaciones bancarias.
¿Cuál es el Fundamento legal para solicitar el formato de la conciliación bancaria cuadrática en Guatemala?
En declaraciones de SAT Uno de los fundamentos legales más importantes con relación a la Conciliación Cuadrática en Guatemala (documento que se les está informando a los contribuyentes que se va a requerir a partir del año 2022.
Inicialmente la Administración Tributaria cumple las facultades a nivel nacional su ley orgánica, el decreto 6-91 (código tributario) y el Código de Comercio, éste último en sus artículos 368 el 368 bis indica lo siguiente:
Los comerciantes están obligados a llevar su contabilidad en forma organizada, de acuerdo con el sistema de partida doble y usando principios de contabilidad generalmente aceptados.
También indica que los comerciantes obligados a llevar contabilidad deberán registrar en su contabilidad todas las cuentas bancarias que utilicen para realizar sus transacciones mercantiles e inversiones que se originen del capital o de los recursos financieros de la entidad, independientemente si se aperturan o realizan dentro o fuera de Guatemala. Dichas cuentas bancarias deberán aparecer detalladas en el libro inventarios, especificando en el mismo, el número de la cuenta, la institución bancaria en la que se encuentra, el tipo de cuenta, y el monto al cierre del ejercicio contable.
El artículo 381 del Código de Comercio también indica que Toda operación contable deberá estar debidamente comprobada con documentos fehacientes, que llenan los requisitos legales y sólo se admitirá la falta de comprobación en las partidas relativas a meros ajustes, traslado de saldos, pases de un libro a otro o rectificaciones.
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Es importante indicar que la Administración Tributaria estará solicitando dentro de los requerimientos de fiscalización la conciliación bancaria cuadrática. A partir del año 2022 la SAT va a requerir la conciliación cuadrática para las operaciones que hayan realizado durante el año 2021
¿A partir de Cuando se debe Utilizar la Conciliación Bancaria Cuadrática?
En éste caso puntual los auditores de SAT se presentarán a inicios del año 2022 para realizar verificaciones a las empresas, la SAT está informando a todos los contribuyentes del formato de Conciliación Bancaria , éste formato se debe tener listo en el plazo legal de los requerimientos recibidos de tres días (que posiblemente es un plazo muy corto). Por lo mismo la SAT está desarrollando actividades para dar a conocer a los contribuyentes que puedan organizar su contabilidad, preparar sus registros y hacer todas las adaptaciones que necesiten para que cuando los auditores de SAT lleguen a las instalaciones de los contribuyentes ya estén preparados con la información y puedan muy bien cumplir con ése plazo legal que van a tener al momento de notificarles el requerimiento
¿Es obligatorio presentar la Conciliación Cuadrática cuando la SAT lo Solicite?
Es importante indicar que no presentar la información requerida en un Requerimiento Formal de SAT se puede encuadrar en una resistencia a la acción fiscalizadora. En éste caso puntual el artículo 93 del código tributario indica que se considera resistencia a la acción fiscalizadora
Omitir el registro en los libros de contabilidad, de las cuentas bancarias e inversiones, que posea en los distintos bancos o grupos financieros de la República de Guatemala o en el extranjero, de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio. Se entiende que hay omisión de registro en los libros contables, si el contribuyente no registra una o varias cuentas bancarias que se encuentren a su nombre en los distintos bancos o grupos financieros de la República de Guatemala o fuera de ella; no elabora las conciliaciones bancarias que determinen la razonabilidad del saldo contable y las partidas de diario no están soportadas por los documentos que originan la transacción
Este extracto del artículo 93 que fue implementado por medio del decreto 37-2016 desde ése año algunos requerimientos incluidos en temas relacionados con Bancos y Conciliaciones Bancarias, lo que hace éste nuevo formato de conciliación cuadrática es un mecanismo de control interno y de estandarización. Los contadores y Financieros ya llevan éstos controles para validar el flujo de caja pues también en el ámbito tributario también tiene su razón de ser con motivo de análisis financiero en cuanto a los ingresos de evaluar si los ciclos ingresados están todos en relación a una renta habitual o si es una renta de capital por ejemplo en el tema de bancarización de costos gastos o crédito fiscal.
¿Desde cuándo son obligatorias las conciliaciones bancarias?
Las Conciliaciones Bancarias rigen a partir del decreto 37-2016 denominado Ley para el fortalecimiento de la transparencia fiscal y la gobernanza de la Superintendencia de Administración Tributaria, por lo que desde la publicación de dicho decreto los contribuyentes están obligados a realizar conciliaciones bancarias, en ése sentido la Administración Tributaria a partir del año 2022 estará solicitando ése requerimiento de información en el formato sugerido. Algo importante a observar es que el código tributario específicamente en el artículo 98 numeral 13 establece que son atribuciones de la SAT:
Revisar los libros, documentos y archivos de los contribuyentes y agentes de retención o de percepción, que se relacionen con la determinación y el pago de las obligaciones tributarias, incluyendo el sistema informático que utilice el contribuyente para registrar sus operaciones contables y tributarias. Para tales efectos podrá requerir, en cada caso, información o documentación relacionada con el equipamiento informático, incluyendo la de programas fuente, diseño y programas utilizados, así como la relacionada con los instrumentos materiales que permitan acceder la información vinculada con los registros contables. Asimismo podrá requerir la producción de listados e integraciones y la realización de pruebas
¿Por qué se debe revelar el número de cuenta bancaria de las empresas relacionadas?
Los contribuyentes tienen operaciones económicas financieras con otras empresas y en el formato de conciliación cuadrática pide detallar información sobre cuentas y cuentas por cobrar y cuentas por pagar con las empresas relacionadas derivado de ello ha surgido la pregunta ¿por qué se tiene que revelar el número de cuenta de ésas empresas relacionadas?
Según la Administración Tributaria -SAT- las cuentas bancarias deben ser identificadas para evaluar los efectos impositivos que tienen las operaciones que van implicadas en cada uno de los movimientos bancarios. El formato de conciliación cuadrática se hizo con base a las experiencias que se tienen en cuanto al contribuyente, es decir, su relación de pertenecer a un consorcio local y transnacional. No es que exista una definición en la ley para cuentas permanentes relacionadas, pero que sí existe en normas especiales de valoración lo que nosotros le llamamos en la jerga tributaria precios de transferencia en el artículo 56 del decreto 10-2012
¿En la Conciliación Cuadrática debe incluirse las cuentas en moneda extranjera?
Como bien lo establece el código de comercio deben estar registradas todas las cuentas bancarias que posea no sólo a nivel local sino internacional definitivamente todas ésas cuentas deben de estar detalladas en su libro de inventarios en ése orden de ideas las conciliaciones bancarias también deben de llevarse a cabo definitivamente de ésas cuentas bancarias. En éste sentido recordemos que acá la moneda de curso legal es el quetzal para ello también nos apoya el banco de Guatemala con indicarnos el tipo de cambio de referencia del quetzal versus otras monedas extranjeras y nos da el tipo de cambio. El estado de cuenta bancario del banco extranjero coloca definitivamente la moneda en la cual se está expresando ésos movimientos y ésos saldos entonces en ése sentido para la SAT los tomará como base.
Descargar: Formato-Conciliacion-Cuadratica-Guatemala
¿Cómo llenar el formato de conciliacion cuadratica?
¿Cómo se registra el pago de Dividendos en el formato de conciliación cuadratica?
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Fuentes: SAT – Leyes Tributarias
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Aspectos Técnicos y Prácticos de la Conciliación Cuadrática en Guatemala
La conciliación bancaria tradicional se enfoca en identificar diferencias entre el estado contable y el estado bancario, mientras que la conciliación cuadrática impone un formato estandarizado que exige un mayor nivel de detalle y segmentación de los movimientos. Este nuevo formato requiere vincular cada partida con su soporte documental y categorización tributaria, con el fin de facilitar la fiscalización y el análisis de riesgos por parte de la SAT.
El formato de conciliación cuadrática puede ser requerido a cualquier contribuyente obligado a llevar contabilidad formal, independientemente de su tamaño. La SAT no ha limitado este requerimiento a grandes contribuyentes, por lo que las micro, pequeñas y medianas empresas deben estar preparadas para cumplir si son notificadas mediante un requerimiento formal.
Sí. Para dar validez técnica y legal al documento, la conciliación cuadrática debe estar firmada por un Contador Público y Auditor Colegiado Activo. Este profesional será responsable de garantizar la coherencia de los datos, así como del cumplimiento de los principios contables y normativas fiscales vigentes.
Todas las cuentas bancarias que la empresa posea, tanto en instituciones locales como extranjeras, deben incluirse en el formato de conciliación cuadrática. No importa si las cuentas pertenecen a bancos distintos: cada cuenta debe conciliarse por separado y consolidarse como parte del reporte completo.
Sí. Aunque una cuenta bancaria no haya tenido movimientos en un período, debe ser incluida en el informe, especificando su saldo final y detallando que no presentó actividad. La omisión de cuentas registradas en los libros podría interpretarse como resistencia a la acción fiscalizadora.
La SAT recomienda presentar las cifras exactamente como aparecen en los estados de cuenta bancarios y en los registros contables, sin aplicar redondeos arbitrarios. Cualquier ajuste debe justificarse y documentarse claramente como parte del soporte contable de la conciliación.
Sí. Los depósitos en efectivo, ya sean realizados por personal de la empresa, clientes o terceros, deben detallarse con fecha, monto, origen del fondo y vínculo con la contabilidad interna. Estos movimientos son clave para justificar ingresos y verificar su debida bancarización.
Las transferencias entre cuentas bancarias propias deben identificarse claramente, mostrando tanto el egreso en una cuenta como el ingreso en otra. Además, deben justificarse como movimientos internos, sin generar ingresos adicionales, y deben coincidir en fecha y monto.
Aunque el requerimiento inicial puede hacerse en papel, la SAT frecuentemente solicita que la conciliación se presente en medio electrónico (como Excel u otro formato estructurado), con el fin de facilitar el análisis de la información. Por ello, se recomienda mantener el archivo en formato digital disponible al momento de una fiscalización.
La conciliación bancaria cuadrática debe realizarse al cierre de cada período contable, sin embargo, se recomienda hacerla de forma mensual o trimestral para evitar acumulación de errores o discrepancias. Una conciliación oportuna facilita la elaboración del informe anual si la SAT lo requiere.
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