Antes de saber cómo utilizarlo, primero debemos conocer qué es. Puesto que el Sistema FEL es el modelo operativo establecido por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) de Guatemala para agilizar la emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE). Éste documento es un archivo certificado bajo el régimen de Factura Electrónica en Línea (FEL) que abarca las facturas, notas de crédito, notas de débito, recibos y demás documentos autorizados por SAT.
Como sistema operativo, se le atribuye:
- Seguridad de la información
- A través de los sistemas electrónicos se resguarda y protege la información del contribuyente con la finalidad de la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los datos.
- Transparencia
- Cumplimiento tributario
- Certeza de la información
Beneficios del sistema FEL
Es así como llegamos a la clasificación de los beneficios que como contribuyentes de SAT tenemos si hacemos uso de éste sistema de facturación electrónica. Éstos beneficios son:
- Autorización inmediata de Documentos Tributarios Electrónicos
- Ahorro de costos directos
- Incremento de productividad
- Automatización e integración en los procesos de recepción de las facturas
- Mayor eficiencia y eliminación de errores humanos
- Menores tiempos de entrega y cobro de facturas
- Mayor seguridad
- Almacenamiento ágil, seguro y legal
- Agencia virtual y verificador público DTE
- Eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos
La normativa del sistema FEL
Entre las normativas podemos encontrar dos específicas que ayudan a regular la herramienta virtual en cuestión, bajo ellas se rige. Se dividen como:
- Acuerdo de Directorio de la SAT
- Ley del IVA
También puedes leer: ¿Cómo habilito mi agencia virtual de SAT Guatemala?
La incorporación de los contribuyentes
Puede darse de dos formas. De éstas depende el tipo de facturación electrónica que ejecutará el emisor.
- Forma voluntaria
- Disponible para los que deseen incorporarse
- Por disposición administrativa
- A quienes la SAT designe
Los contribuyentes que se rigen por la Disposición Administrativa se dividen por notificaciones. Éstas son:
Las resoluciones y sus modalidades también toman partida dentro de la Disposición Administrativa.
¿Cómo habilitarse como emisor en el sistema FEL?
Como requisito indispensable está contar con la Agencia Virtual de SAT ya habilitada.
Una vez nos consolidemos como emisores podremos emitir facturas electrónicas. Existen dos medios principales para hacerlo. El primero es el aplicativo, con éste accedemos desde la Agencia Virtual o la aplicación FEL para dispositivos móviles, se dispone de un servicio gratuito funcional que puede ser utilizado por pequeños contribuyentes, profesionales no especializados en contabilidad y empresas grandes.
Los certificadores también son un medio que emite DTE. Sin embargo, éstos deben ser autorizados por la SAT y conllevan un costo adicional por sus servicios prestados.
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Ahora que hemos cumplido con nuestra asignación, debemos conocer el proceso general para emitir facturas electrónicas. En éste proceso intervienen:
- La SAT
- El emisor
- Un certificador
- El receptor
También existe el proceso general de los Documentos Tributarios Electrónicos que certifican las facturas emitidas en cuatro pasos.
- Emisión, puede ser hecha desde la Agencia Virtual o de la aplicación FEL
- Certificación
- Entrega, puede ser física, por código QR, por correo electrónico o por WhatsApp
- Recepción
Al hablar de DTE debemos especificar todos los que existen. Éstos son:
- Factura
- Factura Cambiaria
- Factura Pequeño Contribuyente
- Factura Cambiaria Pequeño Contribuyente
- Factura Especial
- Nota de Abono
- Recibo por donación
- Recibo
- Nota de Débito
- Nota de Crédito
- Factura Contribuyente Agropecuario
- Factura Cambiaria Contribuyente Agropecuario
- Factura Pequeño Contribuyente Régimen Electrónico
- Factura Cambiaria Pequeño Contribuyente Régimen Electrónico
- Factura Contribuyente Agropecuario, Régimen Electrónico Especial
- Factura Cambiaria Contribuyente Agropecuario, Régimen Electrónico Especial
- Constancia de Adquisición de Insumos
- Constancia de Exención del IVA
Los complementos de DTE:
- Complemento de Factura Especial
- Complemento de Nota de crédito y débito
- Complemento de Exportación
- Complemento de Factura Cambiaria
- Complemento de pagos a cuentas de terceros
¿Cómo identificar DTE?
Es importante conocer los datos expuestos a continuación, ya que así se evitan falsificaciones de facturas. Un DTE se compone de:
La SAT expone las estadísticas que respaldan el desempeño de las Facturas Electrónicas, promoviendo así su uso y actualizando cada vez más la modernización de la Administración Tributaria.
La emisión voluntaria de facturas domina en bastante mayoría a la que es por disposición administrativa. Con ésto podemos deducir que los contribuyentes de la categoría aún recurren a las facturas en papel para contabilizar sus gastos e ingresos.
No obstante, el reemplazar los documentos tributarios físicos con los electrónicos ha sido un paso gigantesco y una solución durante el período pandémico que hemos vivido los últimos años.
El sistema FEL dentro de la Agencia Virtual
Para poder acceder a ésta herramienta dentro de nuestra agencia virtual de SAT nos dirigimos a la pestaña AV e ingresamos nuestros datos. Recordemos que ya tendríamos que tener habilitada dicha función.
Al acceder seleccionamos la opción servicios para posteriormente acceder a Factura Electrónica en Línea (FEL), si ya nos hemos habilitado como emisores, es momento de llenar y generar nuestra factura electrónica.
Es muy similar en la aplicación móvil FEL. Los beneficios que ésta aporta son:
- Es gratuita
- Habilitación como emisor FEL
- Emitir, consultar y anular DTE
- Autentificación por huella digital o reconocimiento facial
- Descarga de documento PDF
- Opción para compartir documento por medio electrónico
- Delegación de permisos a terceros
Cualquiera de las opciones que escojamos, según la conveniencia de nuestro negocio o empleo para emitir facturas es necesaria para la recolección de impuestos del país.
Todo contribuyente está obligado a emitir facturas por sus ventas o prestaciones de servicios, u otro tipo de operación afecta al impuesto al valor agregado (IVA).
Fuente: SAT.
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El término DTE se refiere a “Documento Tributario Electrónico”. Es el formato digital certificado por la SAT que sustituye a las facturas físicas y otros documentos tributarios tradicionales. Cada DTE cuenta con validez legal y se emite, certifica y almacena electrónicamente.
Para emitir facturas en el sistema FEL, el contribuyente debe contar con NIT activo, usuario y contraseña de la Agencia Virtual de SAT, y habilitarse como emisor electrónico. También debe utilizar un certificador autorizado o el sistema gratuito que ofrece la SAT.
El emisor es el contribuyente que genera el Documento Tributario Electrónico.
El certificador, por su parte, es una entidad autorizada por la SAT encargada de validar y certificar electrónicamente el DTE, garantizando su autenticidad y validez fiscal.
La autenticidad se puede comprobar ingresando al Verificador Integrado de la SAT en línea, utilizando el código único de autorización (UUID) o el código QR que contiene la factura. Así se confirma que el documento fue certificado correctamente y no ha sido alterado.
Si se detecta un error después de la emisión, se debe generar una nota de crédito o de débito según el caso. Estas notas también se emiten dentro del sistema FEL y permiten corregir o ajustar montos, conceptos o datos de la factura original.
No todos están obligados desde el inicio. Algunos contribuyentes pueden incorporarse de forma voluntaria, mientras que otros deben hacerlo por disposición administrativa de la SAT, según el tipo de actividad o régimen fiscal que manejen.
Entre las principales ventajas destacan: mayor control tributario, reducción de costos operativos, automatización en los procesos contables, seguridad de la información, y facilidad para emitir y consultar documentos en cualquier momento desde cualquier dispositivo.
La SAT recomienda conservar los DTE por al menos cuatro años, que es el período de prescripción fiscal establecido en la legislación tributaria guatemalteca. Sin embargo, al estar almacenados digitalmente, su acceso y resguardo resultan mucho más simples.
Sí. La SAT dispone de la aplicación FEL Móvil, gratuita y compatible con dispositivos Android e iOS. Desde ella se pueden emitir, consultar y anular facturas electrónicas con autenticación facial o por huella digital.
Una vez habilitado como emisor electrónico, no es posible revertir el proceso. Todos los contribuyentes incorporados deben continuar emitiendo sus documentos tributarios en formato electrónico, según las disposiciones vigentes de la SAT.
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