El outsourcing es el proceso por el cual una empresa contrata a otra compañía externa para la realización de una serie de servicios o proyectos con objeto de abaratar costes.
Es decir, delega parte de sus funciones a una tercera empresa mediante un contrato.
A este término de origen inglés también se le conoce con el nombre de externalización, tercerización o subcontrata de servicios.
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Una empresa competitiva
La externalización de servicios en los últimos años ha sufrido un crecimiento exponencial tanto en la empresa privada como en la pública.
El auge de esta demanda estriba en que la empresa ha comprobado que puede ofrecer mayor calidad y variedad de servicios a sus clientes, al mismo tiempo que se reducen los gastos fijos, permitiendo competir mejor con otras empresas del mismo sector.
Teniendo cubierta esta parte, la empresa se puede dedicar solo y exclusivamente a lo que importa de verdad: al crecimiento y a la expansión del negocio.
Delegar tareas a otras compañías, tales como las funciones de recursos humanos, la gestión administrativa, Contabilidad… hacen que la empresa inicial rinda al 100% en sus tareas propias, y es ideal para impulsar su crecimiento económico sin interrupciones.
Más del 50% de las empresas externalizan
Según los datos recogidos en un informe de Deloitte, reflejan que en más de la mitad de las empresas existentes han solicitado alguna vez un encargo de outsourcing, y en el 80% de los casos han reiterado la contratación a la misma empresa u otra diferente para desempeñar funciones en las que no tenían competencia o bien no disponían del tiempo necesario para hacerlas.
Esto ha hecho que la empresa experimente una transformación y evolucione desde un negocio autogestionable hasta otro totalmente nuevo, con calidad y potente, que puede hacer frente a la competencia al delegar funciones a una o varias compañías interactuando entre sí para poder desarrollar mejor su servicio, ampliando fronteras incluso a nivel internacional.
El outsourcing en el extranjero también es posible
Y es que el proceso de externalización no solo se da entre empresas locales o del mismo país, sino que también se pueden contratar servicios de empresas fuera del país de origen extendiendo lazos con empresas de otros continentes buscando siempre la opción más rentable, siendo estos casos los más habituales.
Por otra parte, las empresas subcontratadas, se ven con la obligación de mejorar día a día tanto para poder ofrecer la máxima calidad a sus clientes y volver a ser contratados, como para hacer frente a la competencia.
Como consecuencia de todo esto, se observa un rápido crecimiento de la externalización de servicios a nivel mundial independientemente de la naturaleza del servicio en cuestión.
¿Por qué las empresas utilizan outsourcing?
Aunque hay multitud de razones por las cuales una empresa subcontrata a otra, estos son las 5 razones de peso por las que se externalizan servicios:
- Se requiere de personal altamente cualificado.
- Se necesita realizar un trabajo especializado.
- No puede asumir determinados trabajos.
- Se requiere rapidez y eficacia.
- Para ampliar servicios.
- Obtener mayores beneficios y hace crecer el negocio.
Son muchas las ventajas por las cuales una empresa le encarga a otra la realización de un trabajo:
- Mejora la calidad: El resultando es un producto o servicio específico perfectamente adaptado a las necesidades tanto de la empresa como de los clientes, ya que el trabajo ha sido realizado por un personal cualificado en la materia por la que se ha contratado.
- Reduce los riesgos: Al invertir menos recursos y tiempo para la realización de esa actividad, cualquier problema que pueda surgir reporta el mínimo impacto sobre la empresa.
- Reduce costes. Cuando se externaliza se paga exclusivamente por el servicio prestado sin más costes adicionales. Cero en infraestructura inicial, y gestión de la misma. Si la empresa tiene un departamento específico para esa actividad, los gastos serían fijos todos los meses, tanto en infraestructura como en personal. De esta manera, se paga exclusivamente cuando se va a hacer el servicio extra, con lo que se refleja en un ahorro considerable a final del año.
- Da un valor añadido: Cuando se externaliza un servicio, la empresa contratada cuenta con el personal cualificado preparado para desarrollar un trabajo especializado. Con ello se obtiene un producto de calidad con un valor añadido para la empresa y para los clientes.
- Permite la posibilidad de ofrecer mayores servicios: Con esta opción, una empresa puede ampliar su oferta de servicios sin necesidad de dominarlos, es decir, para estos casos la empresa subcontrata a otra para que realice los trabajos no especializados o bien servicios que requieran de una cualificación especial, para un momento puntual, incrementando la oferta de servicios para los clientes o para la propia empresa.
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- Personal cualificado en tecnologías emergentes: Permite disponer de todo el personal preparado para la tarea en cuestión a un coste mucho más bajo que si estuviera contratado de forma permanente en la plantilla de trabajo.
- Mejora la satisfacción de los clientes: Cuando una empresa puede ofrecer el máximo número de servicios, con la máxima calidad y a un precio considerable, se consigue la fidelización del cliente para toda la vida.
- Incrementa el rendimiento de la empresa: El principal problema que se encuentran muchas empresas es la necesidad de ampliar sus servicios.
Cuando esto sucede aparecen múltiples necesidades tanto de infraestructura, recursos y personal, lo que conlleva a dejar a un lado las tareas propias de la empresa.
Esto redunda en un decrecimiento del rendimiento laboral y en una pérdida económica, que puede ser más o menos grande en función de la tarea en cuestión. Ante este problema, las empresas se declinan por tercerizar ese servicio (marketing, recursos humanos, etc.) para poder volver a centrarse en la actividad propia de la empresa y en el desarrollo de la misma.
Aunque son muchas las ventajas que presenta el outsourcing, también existen inconvenientes o datos a tener en cuenta antes de hacer una contratación:
- No delegar todas las funciones a la misma empresa: A veces es mejor contratar varias compañías para desarrollar los proyectos que dejarlo todo en manos de la misma por si surgen imprevistos como que no entregan a tiempo el trabajo o no es de la calidad esperada. Por eso siempre es importante diversificar.
- Relación calidad/precio: El obtener el máximo rendimiento al menor coste es siempre lo ideal, pero hay que tener cuidado con este punto. Comparar varios proveedores no solo cuestión de precio, determinar su calidad es fundamental para lograr el objetivo. Subcontratar a precio bajo, puede provocar a corto plazo graves costes y daños a la imagen de la empresa, mientras que una compañía que ofrece calidad, aunque el precio sea un poco mayor, siempre va a repercutir de forma positiva tanto a corto como a largo plazo.
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Conclusión
La externalización, outsourcing o tercerización de servicios es hoy día un elemento habitual, casi imprescindible, integrado en los procesos habitual de la operativa empresarial.
Prácticamente no existe ya ninguna empresa que no haya accedido a los servicios de otra para completar su oferta o potenciar y optimizar sus procesos.
Las relaciones B2B (Business to Business) son un factor clave en esta área, y por ello hemos de tener especial interés en fomentar y crear un plan de outsourcing adecuado para nuestro negocio.
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Lo que las empresas deben saber antes de implementar outsourcing
El outsourcing implica delegar procesos estratégicos o especializados a una empresa externa, mientras que la subcontratación tradicional suele enfocarse en tareas puntuales o temporales sin un plan de colaboración a largo plazo.
Sí, las pymes se benefician especialmente del outsourcing porque les permite acceder a servicios de alto nivel sin asumir grandes costos fijos, lo que mejora su competitividad frente a empresas más grandes.
Algunos de los más comunes son: contabilidad, marketing digital, recursos humanos, atención al cliente, soporte técnico, TI y gestión administrativa.
Se establecen contratos con cláusulas de confidencialidad, acuerdos de nivel de servicio (SLA) y protocolos de seguridad de datos que garantizan la protección de la información empresarial.
Si se gestiona correctamente, no. Al contrario, puede reforzar la cultura corporativa porque permite a los empleados enfocarse en las tareas clave del negocio sin distracciones administrativas.
Sí, muchas empresas aplican un modelo híbrido donde mantienen un equipo propio y complementan con outsourcing en áreas que requieren experiencia o flexibilidad adicional.
Algunos riesgos son: pérdida de control en ciertos procesos, dependencia excesiva del proveedor y posibles problemas de calidad si no se elige correctamente la empresa contratada.
No, cualquier negocio, sin importar su tamaño, puede aprovechar la externalización. Desde startups hasta multinacionales utilizan outsourcing según sus necesidades.
Se recomienda analizar la experiencia del proveedor, la calidad de sus servicios, referencias de clientes, costos transparentes y su capacidad para adaptarse a los objetivos del negocio.
Sí, permite a las empresas acceder a servicios globales, reducir costos en mercados extranjeros y adaptarse rápidamente a nuevas regiones sin necesidad de abrir oficinas físicas.
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