La presentación del informe de inventarios es una obligación tipificada en el articulo 42 inciso 3 del Decreto 10-2012, aplicable únicamente a los contribuyentes que se encuentren en el Régimen Sobre Utilidades.
El propósito principal de este articulo es dar a conocer puntos importantes que se deben observar al momento de presentar el informe de inventarios a la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-.
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¿Cuándo debo presentar el informe de inventarios?
Tres fechas son cruciales para este informe de inventarios: enero y julio de cada año, las presentaciones están divididas en semestres.
Para el primer reporte compete el período de enero a junio y para el segundo reporte compete el período de julio a diciembre.
El primer reporte se debe presentar a más tardar el 31 de julio de cada año y el segundo reporte se debe presentar el 31 de enero de cada año a más tardar.
La tercera fecha es cuando la presentación del informe obedece a un fiscalización y en este caso se debe cumplir el plazo indicado en el requerimiento de información.
¿Quiénes deben presentar el informe de inventarios?
En el párrafo anterior indicamos que la obligación persiste únicamente para los contribuyentes registrados en el Régimen Sobre Utilidades, sin importar el giro del negocio.
En este caso si no tiene inventarios al cierre de cada período, el informe de inventarios se debe presentar sin movimiento.
¿Qué tipo de inventarios se deben presentar?
Pareciera obvio que se deben presentar todos los inventarios al cierre de cada periodo, pero el acuerdo gubernativo 213-2013 en su articulo 32, establece que la presentación es aplicable para los bienes disponibles para la venta.
En este orden de ideas es importante clasificar los inventarios:
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Por ejemplo:
- Inventarios disponibles para la Venta
- Inventarios de Repuestos
- Inventarios de Muestras
- Inventarios de Activos Fijos
- Inventarios de Activos Intangibles
En el caso anterior solo aplicaría el inciso “1” para la presentación del informe de inventarios ante la SAT.
¿Es necesario realizar inventarios físicos?
Si bien es cierto que hay empresas que realizan inventarios físicos con frecuencia mayor a dos veces al año, la exigencia legal hace ver que solamente es obligatorio realizar el inventario físico a diciembre de cada año.
Sin embargo si por temas de control la necesidad exige que se hagan con más frecuencia, no existe ningún inconveniente.
Métodos de valuación de inventarios
Aunque el tema no es hablar de la valuación de inventarios, solo haré mención a los indicados en el Articulo 41 del Decreto 10-2012.
Al momento de presentar el informe de inventarios, se debe indicar cuál es el método de valuación utilizado, el cual se refleja en el Registro Tributario Unificado -RTU-, los métodos son:
- Costo de producción
- Primero en entrar primero en salir (PEPS)
- Promedio ponderado
- Precio histórico del bien
La elección del método es de vital importancia para el tema de impuestos.
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Aunque suene redundante, la presentación de los inventarios ante SAT tiene la categoría de informe y por tal categoría asignada tiene una multa especifica:
- Q. 5,000.00 en el primer requerimiento
- Q. 10,000.00 en el segundo requerimiento
- Q. 10,000.00 + 1% de los ingresos brutos obtenidos por el contribuyente.
Las multas son aplicables al momento de incumplir, hemos tenido casos donde el contribuyente realiza la presentación extemporánea y en ningún momento el sistema de la SAT aplica la multa
Esto se debe a un error en la herramienta, ya que no está optimizada para presentaciones extemporáneas, así como han optimizado la herramienta declaraguate. Pero esto no debe ser factor para evitar la presentación
Y ahora, ¿Qué sigue?
Llevar un excelente control de los inventarios ayudará a que la presentación de estos informes de inventarios no sean un dolor de cabeza.
Ya que más que presentarlos se deben realizar conciliaciones con la contabilidad, que es el factor clave que toma la SAT para realizar las fiscalizaciones.
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Todo lo que debes saber antes de presentar tu Informe de Inventarios
El informe debe detallar las existencias finales al cierre del período, el método de valuación aplicado, el valor total del inventario y los datos del contribuyente. Además, debe coincidir con la información contable declarada ante la SAT.
Si se detectan errores o inconsistencias, el contribuyente puede realizar una rectificación. Sin embargo, si la SAT ya inició una verificación, podrían aplicarse sanciones según el artículo 94 del Código Tributario.
Sí, es posible presentarlo de forma extemporánea. No obstante, la SAT puede imponer multas por incumplimiento o retraso, aunque en algunos casos el sistema no las aplica automáticamente.
El informe se presenta en línea, a través de la herramienta de inventarios disponible en el portal de la SAT. El contribuyente debe ingresar con su NIT y contraseña para generar y cargar el archivo correspondiente.
Debe generarse en formato Excel, siguiendo el diseño oficial publicado por la SAT. Este archivo contiene columnas específicas para identificar los bienes, cantidades, valores y método de valuación.
El incumplimiento genera multas que pueden ir desde Q5,000 hasta Q10,000 más el 1% de los ingresos brutos, dependiendo de la reincidencia. Además, puede motivar una fiscalización o suspensión temporal del NIT.
El informe debe estar respaldado por registros contables actualizados. La SAT suele comparar los saldos reportados con los estados financieros y las declaraciones de impuestos para verificar la coherencia de la información.
Llevar kardex de inventarios, realizar conteos periódicos, usar software contable integrado y documentar cada movimiento de entrada y salida facilita la preparación y exactitud del informe semestral.
Los inscritos en el Régimen de Pequeño Contribuyente o en el Régimen de Incorporación no están obligados. Solo los contribuyentes del Régimen Sobre Utilidades deben cumplir con esta presentación.
Después de enviar el archivo, la SAT emite un acuse de recepción digital. Es recomendable descargarlo y conservarlo, ya que sirve como comprobante de cumplimiento ante cualquier requerimiento posterior.
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