Mantener nuestros datos actualizados ante la SAT es de suma importancia para que puedan tomar en cuenta nuestra contribución tributaria y no incurramos en evasión fiscal. No obstante, actualizar y ratificar no significan lo mismo.
La actualización de datos se produce al anunciar cambios y modificaciones en los datos u obligaciones registradas ante la SAT. Por otro lado, en la ratificación de datos se confirman los datos ya registrados en el caso de seguir siendo los mismos que el año anterior.
Es importante y necesario realizar una actualización de datos cuando la información que obra en el Registro Tributario Unificado (RTU) ha cambiado de alguna manera. Algunos de los datos que pueden modificarse con el tiempo son:
- Estado civil
- Domicilio
- Correo electrónico
- Número de teléfono
- Negocio inscrito que se traslade a otro local
- Cambio de régimen de afiliaciones
- Contador
- Persona jurídica
Si la información no requiere de ninguna actualización, confirmamos los datos en RTU, se le llama Ratificación de datos.
¿Qué necesito para actualizar mis datos en línea ante la SAT?
Si la actualización corresponde a una persona individual y es la primera vez que efectúa ésta operación, debe tener preparado un archivo electrónico con su Documento Único de Identificación (o DPI), utilizando los formatos JPG, PDF o PNG, éste archivo no puede pesar más de 10 megabytes.
En el caso de informar de un cambio de domicilio, se necesita una factura de servicios de agua, luz o teléfono de línea fija. También se puede presentar el recibo del IUSI o un documento extendido por la municipalidad en donde se visualice la nueva dirección que se va a registrar. Es indispensable que los documentos estén vigentes, que no hayan pasado más de tres meses de su emisión y sean legibles.
Si el proceso fue realizado en años anteriores y no se van a cambiar más datos, sólo se debe elegir la opción de ratificación de datos. Ambas operaciones requieren de los documentos de respaldo mencionados con anterioridad puesto que se realizan por medio de la Agencia Virtual en el apartado de Requisitos de Personas/Empresas, siendo éste el único medio para ello.
También puedes leer: Actualización de datos en línea.
¿Qué sucede si el sistema no permite que actualice mis datos?
Es probable que uno de los ítems obligatorios, marcados con asteriscos, esté vacío, por lo que el sistema no acepta el formulario. También es común que, al ingresar datos específicos se nos despliegan más casillas, como al actualizar el estado civil de soltero a casado. Si al tratar de enviar el formulario no se nos permite, debemos revisar cada apartado del formulario y asegurarnos que la información esté correcta.
Otra de las razones por las que nuestra solicitud es rechazada es que los documentos adjuntados no coinciden con la información que indicamos, se nos enviará un correo electrónico notificando la situación, si al paso de treinta días ésta no es corregida se descarta y hay que empezar el proceso de nuevo.
¿Qué pasa si no registro a tiempo mi nueva dirección?
Al no registrar antes de los treinta días el cambio de dirección, se incurre en una infracción a los deberes formales, por lo que la SAT extiende una multa por registro de datos de forma extemporánea. Ésto lo establece el Código Tributario de conformidad a los días de atraso.
Multa de treinta quetzales (Q.30.00) por cada día de atraso con una sanción máxima de un mil quetzales (Q.1,000.00). En ningún caso la sanción máxima excederá el uno por ciento (1%) de los ingresos brutos obtenidos por el contribuyente durante el último período mensual declarado.
¿Cómo se procede en el caso de tener un establecimiento?
El formulario tiene una casilla específica para indicar datos sobre los establecimientos del contribuyente. Ésta se divide en:
- Ingresar establecimientos
- Establecimientos agregados.
En la segunda es posible visualizar los negocios que ya están inscritos, si el objetivo es actualizar el establecimiento en cuestión, debe ingresar a la subsección de la línea donde éste aparece para poder modificarlo y actualizarlo.
En el caso de cometer algún error en cuanto a escoger las casillas incorrectas, como actividades económicas que no nos corresponden o sin querer agregar un nuevo establecimiento, debemos cancelar la solicitud para evitar confusiones en la plataforma, puesto que lo que estábamos llenando no es lo que necesitamos completar.
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¿Qué son las afiliaciones y cómo se rellenan?
Se trata del apartado de impuestos principales. Ésta casilla corresponde a los impuestos a los que está afiliado el contribuyente bajo un régimen específico. En el caso de un Pequeño Contribuyente, la única afiliación que le aparecería es el IVA, dado que es el único impuesto bajo el que opera el régimen.
Ahora bien, si ésta persona desea inscribirse bajo el Régimen general del IVA le aparecerá que está obligada a afiliarse al ISR, en alguno de los dos regímenes de actividades lucrativas, puede ser sobre las utilidades o el opcional simplificado. Ésta decisión debe tomarla el contribuyente al tomar en cuenta sus ingresos mensuales, así determinará a cuál régimen pertenece.
En el apartado de afiliaciones también se encuentra el período de liquidación del impuesto, éste se refiere a la frecuencia con la cual se debe presentar la declaración del impuesto y la forma de cálculo que le corresponde.
Si tengo un contador, ¿cómo debo realizar éste registro?
El contador en cuestión debe actualizar sus datos y posteriormente facilitar algunos documentos a la persona que realizará el registro. Éstos son:
- NIT
- Fecha a partir de la cual proporciona sus servicios
Una vez con la información recolectada, se ingresa en el apartado del contador. El contador debe estar actualizado como Registro de Perito Contador por medio de la Agencia Virtual.
Fuente: SAT.
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Cómo evitar sanciones por no actualizar tus datos ante la SAT
Se recomienda revisar y confirmar los datos registrados en el RTU al menos una vez al año. Aunque no existan cambios, la SAT puede solicitar la ratificación anual de la información para mantener la base de datos actualizada y evitar sanciones.
Sí, es posible realizar la actualización o ratificación de datos desde cualquier dispositivo con conexión a internet, incluyendo teléfonos móviles. Solo necesitas ingresar a la Agencia Virtual de la SAT y tener los documentos digitales requeridos listos para adjuntar.
El sistema no permitirá continuar con la actualización si el DPI está vencido. En ese caso, se debe tramitar primero la renovación del documento en el Registro Nacional de las Personas (RENAP) y luego subir el nuevo archivo actualizado en formato válido.
Sí. El correo electrónico registrado ante la SAT funciona como medio oficial de notificación. Si cambias tu dirección de correo y no la actualizas, podrías dejar de recibir avisos importantes sobre tus obligaciones tributarias o resoluciones pendientes.
Puedes recuperarla seleccionando la opción “Olvidé mi contraseña” en el portal de la Agencia Virtual. Se te enviará un enlace al correo registrado para establecer una nueva contraseña. Si ya no tienes acceso al correo, deberás comunicarte con la SAT para actualizar tus datos de contacto.
Sí, pero la persona autorizada debe contar con un mandato legal o carta poder notarial que lo habilite a realizar gestiones en nombre del contribuyente. Además, deberá presentar copia de su DPI y del documento que acredite la autorización.
Las empresas deben adjuntar el nombramiento del representante legal vigente, la escritura de constitución, el NIT y los documentos que respalden cualquier modificación en domicilio, régimen o actividades económicas registradas ante la SAT.
Después de enviar la solicitud, puedes ingresar nuevamente al RTU en línea y verificar que los datos modificados aparezcan correctamente. También recibirás una notificación al correo electrónico registrado confirmando la actualización o ratificación.
Si se detecta un error en la información ingresada o en los documentos adjuntos, la SAT rechazará la solicitud y notificará al contribuyente vía correo electrónico. Deberás corregir la información y enviar nuevamente el formulario dentro del plazo indicado.
No, la Agencia Virtual de la SAT está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Sin embargo, es recomendable realizar el proceso en horarios hábiles en caso de requerir asistencia técnica o verificar documentos en línea con mayor rapidez.
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