Cuando hablamos sobre entidades no lucrativas, ya sean fundaciones, asociaciones, iglesias u otras similares, sabemos que están exentas de impuestos debido a su labor social con el país, pero esto no elimina sus obligaciones formales ante la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), lo que nos lleva a la emisión de documentos electrónicos que deben trabajar y cómo realizarlo a través de Agencia Virtual (AV).
En este artículo repasaremos el paso a paso desde el portal de la SAT en línea la manera de emitir documentos electrónicos, específicamente en el caso de las organizaciones sin fines de lucro.
¿Qué es el Régimen de Factura Electrónica en Línea?
Este régimen, también conocido como FEL, fue instituido en 2018, con el objetivo de facilitar a los contribuyentes la facturación de los bienes o servicios que prestan, y así aumentar las declaraciones en comercios más pequeños y que lo veían innecesario. En el Acuerdo de Directorio SAT 13-2018 se define como:
El modelo operativo establecido por la Administración Tributaria para la emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) de forma segura y con autorización en línea.
Los DTE son autorizados por la SAT, y pueden crearse y autorizarse completamente en línea gracias a la herramienta de la Agencia Virtual. Si como entidad no lucrativa queremos tener acceso a este servicio, es necesario registrarnos al Régimen General del Impuesto al Valor Agregado (IVA) en la AV y facturar por ese medio. Es importante mencionar que una vez se registre o traslade a cualquier régimen electrónico ya no puede hacerlo de la forma tradicional, pues se busca acabar con los documentos tributarios en papel en el futuro.
También puedes leer: ¿Qué documentos deben emitir las entidades no lucrativas en Guatemala?
¿Cuáles son los tipos de DTE?
Estos archivos electrónicos se manejan en formato XML, certificado de acuerdo con las disposiciones del régimen FEL. Al ingresar a nuestra Agencia Virtual se nos muestran los diferentes tipos de documento tributario que podemos generar. Estos son:
- Factura
- Factura cambiaria
- Factura especial
- Nota de crédito
- Nota de débito
- Nota de abono
- Recibo de donación
- Recibo
Y como estamos enfocándonos en las entidades sin fines de lucro, los recibos de donación representan el documento que comprobará la legalidad de la donación que se recibió, además de el soporte a la hora de ser fiscalizado por la SAT.
¿Qué beneficios tiene el régimen FEL para emitir documentos electrónicos?
La Administración Tributaria ha establecido que todo contribuyente individual y jurídico que pertenezca al Régimen General debe trasladarse a FEL a más tardar el 1 de julio del 2022. Esto con la idea de automatizar los procedimientos contables de la población guatemalteca.
No es la excepción que las asociaciones y fundaciones no lucrativas estén sometidas a este requerimiento también, pues la exención no elimina su responsabilidad formal con el país. Por ello existen beneficios que acompañan el cambiar de documentos manuales a documentos electrónicos.
- Facil habilitación
- Verificación y validez
- Autorización inmediata de cada DTE
- Optimización (costos y espacio)
Al producir facturas en papel estamos incurriendo en gastos adicionales a las imprentas, los cuales gracias al régimen electrónico podríamos ahorrarnos e invertir en otras mejoras para la empresa o comercio.
¿Quiénes pueden incorporarse al régimen FEL?
Todo contribuyente que desee puede trasladarse o inscribirse en el Régimen Electrónico y realizar todas sus gestiones a través de la Agencia Virtual. Sin embargo, y como se mencionó anteriormente, existen personas que deben facturar de manera electrónica por requerimiento de la Administración Tributaria, estas son notificadas por la SAT personalmente. Estos son:
- Contribuyentes especiales
- Proveedores del estado
- Proveedores relacionados a la salud y asistencia social
- Peritos contadores, Auditores y Firmas Contables
- Contribuyentes del Régimen General del IVA
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¿Qué deben hacer las entidades no lucrativas para ser emisores de DTE?
Hemos recalcado varias veces que las entidades sin fines de lucro deben emitir recibos por las donaciones que se les proporciona para las labores sociales que ofrecen. Existen requisitos para ser emisor bajo estas condiciones, los más técnicos son contar con acceso a Internet y un usuario de Agencia Virtual y tener:
- Datos actualizados en el Registro Tributario Unificado (RTU) posterior al 05/05/2022
- Al menos un establecimiento activo en el RTU
- Estar afiliado al IVA, cuando corresponda
- Domicilio localizado
¿Cuál es el procedimiento para habilitarse como emisor de documentos electrónicos?
Una vez nos aseguramos de cumplir con los requisitos podemos proceder a la habilitación del sistema FEL a nuestra entidad sin fines de lucro.
- Ingresamos a nuestra Agencia Virtual
- Habilitarse como emisor en la pestaña de «Servicios»
- Este mismo procedimiento se puede realizar por medio de la APP FEL
- Este mismo procedimiento se puede realizar por medio de la APP FEL
- Cumplir con los requisitos
- Generar firma electrónica
- Aceptar términos y condiciones
Importante destacar que la solicitud para habilitarse como emisor FEL solamente se realiza una vez. Al finalizar este procedimiento ya podemos emitir Documentos Tributarios Electrónicos sin ningún problema.
¿Cómo emitimos DTE desde la Agencia Virtual?
Por último, debemos conocer cómo funciona la emisión de documentos electrónicos desde la Agencia Virtual que proporciona el portal de SAT. Este es bastante simple e intuitivo y a continuación lo explicaremos paso a paso.
- Ingresar a Agencia Virtual
- Emitir Documento Tributario Electrónico en la pestaña «Servicios»
- Seleccionar la exportación
- Se muestran complementos para llenar el documento según sea su naturaleza
- Se muestran complementos para llenar el documento según sea su naturaleza
- Ingresar datos
- Detallar cada aspecto para evitar presuntas evasiones
- Detallar cada aspecto para evitar presuntas evasiones
- Finalizar documento
- Recibirá una notificación por la factura o documento emitido
- Recibirá una notificación por la factura o documento emitido
Fuente: SAT.
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Todo sobre los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) para organizaciones sin fines de lucro
Aunque las asociaciones no lucrativas no pagan impuestos, siguen siendo responsables de cumplir con sus obligaciones formales ante la SAT. Emitir documentos electrónicos les permite mantener la transparencia de sus operaciones y registrar correctamente los ingresos recibidos por donaciones o servicios.
La factura se utiliza para documentar la venta de bienes o servicios, mientras que el recibo de donación certifica la entrega de un aporte voluntario sin fines comerciales. Este último es el documento más común en las asociaciones sin fines de lucro.
La SAT puede considerar que la asociación incumple con sus obligaciones formales, lo cual podría generar sanciones administrativas. Además, sin documentos electrónicos válidos, las donaciones no pueden ser reconocidas oficialmente.
Sí. La SAT permite realizar la emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) desde la aplicación móvil de FEL o directamente desde la versión móvil de la Agencia Virtual, lo que facilita la gestión a las entidades pequeñas.
La autorización es inmediata. Una vez se completa y envía el DTE, la SAT lo valida en línea y emite el número de autorización en segundos, garantizando seguridad y agilidad en el proceso.
Debe contener los datos completos del donante y del receptor, el monto o valor de la donación, la descripción del bien o dinero recibido, y la fecha de emisión. También debe incluir la autorización de la SAT como documento electrónico.
Sí. Toda entidad registrada en la SAT, ya sea nacional o extranjera con operaciones en el país, debe emitir documentos electrónicos conforme al régimen FEL, siempre que realice actividades sujetas a control tributario.
Generalmente, un contador o auditor con experiencia en el sistema de la SAT puede asistir en el proceso. También la misma SAT ofrece guías y asistencia técnica gratuita para realizar el trámite desde la Agencia Virtual.
Entre los principales beneficios están la reducción de costos en imprenta, la facilidad para almacenar documentos en formato digital, la verificación inmediata ante la SAT y una mayor transparencia ante donantes y autoridades.
Se puede verificar directamente en el portal FEL de la SAT, ingresando el número de autorización o el NIT del emisor. El sistema confirmará si el DTE fue correctamente validado y autorizado.
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